Assistant services à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 24h00 hebdomadaire Management Non Descriptif de l'emploi Au sein d'une collectivité de 45 agents, implantée dans une commune nouvelle de 3500 habitants, vous serez rattaché au service administratif.
Placé sous l'autorité directe du directeur général des services, vous serez chargé entre autres de l'accueil physique et téléphonique, de certaines démarches d'Etat civil et d'urbanisme. Missions / conditions d'exercice ACCUEIL :
- Accueil physique des usages
- Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques
- Rédiger des courriers administratifs, des attestations diverses
- Gestion des calendriers partagés des salles et véhicules communaux
- Gestion de la boîte mail organique

ETAT CIVIL :
- Répondre aux demandes d'actes d'Etat civil
- Saisir les recensements citoyens

URBANISME :
- Réception, vérification et transmission des dossiers d'urbanisme au service instructeur
- Rédaction des arrêtés et courriers d'urbanisme

Renfort en cas de besoin aux autres services administratif ( Urbanisme, élections ...)

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Temps non complet 24h hebdo.
- Horaires réguliers de bureau du lundi au vendredi + ponctuellement réunions en fin de soirée
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Permis B obligatoire (lieu de travail à la mairie et à la mairie déléguée)
- Rémunération statutaire + RIFSEEP ( IFSE et CIA)
- CNAS
- Participation mutuelle ( 15 € ) et prévoyance ( 15€) Profils recherchés SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).

Niveau post-bac souhaité