Ensosp- gestionnaire administratif (dvai)

Informations générales Référence BA013ACC121319 Date limite de candidature 31/12/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Relation à l'usager - Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs Type de poste Administratif Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste ENSOSP- Gestionnaire administratif (DVAI) Description du poste Le Service de la gestion administrative des intervenants de l'Ensosp recherche un(e) Gestionnaire administratif - GROUPE RIFSEEP : 2. Affectation Département des études – Division de la vie des apprenants et des intervenants - Service de la gestion administrative des intervenants Vos activités principales -Réceptionner et gérer les candidatures des intervenants extérieurs -Mettre à jour le tableau de suivi des candidatures - Transmettre les candidatures aux coordonnateurs discipline -Suivre les campagnes de recrutement annuelles ou spécifiques -Gérer les courriers de réponse aux intervenants à l’issue de la commission des coordonnateurs discipline -Suivre et contrôler la constitution des dossiers des nouveaux intervenants -Répondre aux sollicitations des intervenants -Dématérialiser et mettre à jour les pièces administratives sur Formaltis -Participer à la fiabilisation de Formaltis -Participer au contrôle qualité des salles de cours -Participer à l’archivage des dossiers Activités secondaires -Accueillir les intervenants -Remettre les badges des salles de cours -Convoquer, désister, annuler ou démobiliser un intervenant sur formaltis -Affecter une salle de cours ou de réunion à la demande Vos perspectives Évolution vers d’autres emplois au sein de l’ENSOSP. Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions -Temps et horaires de travail : 38 heures/semaine avec horaires variables -Spécificités/sujétions particulières du poste : Service au cœur du process de l’école, à très forte transversalité, assurant un rôle de contrôle, d’information et de soutien auprès des départements. -Contraintes : Permanence de l’accueil : 1 à 2 jours/semaine à 7h45 à 18h. Relances récurrentes envoyées aux intervenants en lien avec leur dossier administratif et nombreuses sollicitations de la part des intervenants et du personnel de l’école. -Le télétravail est soumis à l’acceptation du supérieur hiérarchique. -Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ; -Adhésion au CNAS et possibilité d'adhésion à l’amicale des personnels ; -Prise en charge d’une partie de la restauration (restaurant administratif sur place) Date de mise à jour de la fiche de poste 01/06/2026 Conditions particulières d'exercice École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers Le site sécurisé d’Aix-en-Provence est situé à proximité des axes autoroutiers D9, A8,A7. Il propose une restauration administrative avec participation attractive de l’employeur et des places de parking garanties. Qui contacter ? Division des ressources humaines : Cheffe du service mobilité et maîtrise des effectifs : Mme Emilie FACCIOLO – 04 42 39 04 77 L’adjoint au directeur du département des études : Lieutenant-colonel Sylvain ROGISSART Cheffe du service de gestion administratives des intervenants : Mme Isabelle LEHUT : 04 42 39 06 55 – isabelle.lehut@ensosp.fr Date limite de dépôt des candidatures : 30/09/2026 sur le lien suivant https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036 Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à: https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf et en parallèle : Candidature à adresser par mail : recrutement@ensosp.fr (CV, lettre de motivation) à : Monsieur le Directeur de l'ENSOSP École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers Division des ressources humaines BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre 13798 Aix-en-Provence cedex 3 Durée attendue sur le poste 3 ans Descriptif du profil recherché Votre environnement professionnel Activités du service Le service de gestion administrative des intervenants assure : -Le suivi des candidatures favorables et défavorables -L’envoi des convocations, les désistements et les démobilisations sur une plateforme métier Formaltis -La fiabilisation des dossiers intervenants -La validation des services faits avant la fin du mois en cours -L’accueil des intervenants et répondre aux nombreuses sollicitations des intervenants -L’affectation des salles de cours pour l’ensemble des formations de l’Ensosp ou des salles de réunion en l’absence de l’assistante du service de la programmation. -La remise et la restitution des badges de salles de cours -Le contrôle qualité et le suivi des salles de cours Composition et effectifs du service Le service est composé de 3 agents : 1 de catégorie B et 2 de catégorie C Liaisons hiérarchiques N 2 = Adjoint au directeur du département des études N 1 = Cheffe de service de la gestion administrative des intervenants Liaisons fonctionnelles Interne : Tous les services de formation –coordonnateurs discipline – responsables pédagogiques les services ressources humaines/service paie de l’Ensosp Externe : Intervenants extérieurs, services départementaux d’incendie et de secours, fonctions publiques (Etat, territoriale, hospitalière) Temps plein Oui Critères candidat Compétences attendues Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques: Avoir des compétences en informatique bureautique niveau pratique requis Connaître l'environnement professionnel niveau pratique Savoir-faire Savoir travailler en équipe niveau pratique - requis Savoir rédiger niveau pratique - requis Savoir s'organiser niveau pratique - requis Savoir analyser niveau pratique - requis Savoir être Avoir le sens de l'organisation : niveau pratique - requis Savoir accueillir niveau pratique - requis Savoir s'adapter : niveau pratique - requis Savoir communiquer niveau pratique- requis Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication) : Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs Code fiche de l’emploi type 1 RMFP (nouveau) : ERUSA009 Domaine nouveau : Relation à l'usager Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 % Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) :Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : FP2ADM03 Emploi-type libellé RIME/RMFPT/RMFPH (ancien) : GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF (FPE - FP2ADM03) Domaine ancien : ADMINISTRATION GENERALE Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 % Fondement juridique du recrutement Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2 de l'article 4) Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13) Lieu d'affectation ENSOSP-AIX EN PROVENCE Lieu d'affectation (sans géolocalisation) ENSOSP Date de vacance de l'emploi 01/08/2025 Personne à contacter (mail) recrutement@ensosp.fr