L'université de Toulon recrute un adjoint en gestion de la scolarité (F/H) au sein de l'école d’ingénieurs SEATECH - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.
L'adjoint en gestion de la scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Activités principales :
1) Scolarité pédagogique
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants, des enseignants et des interlocuteurs internes et externes et les orienter
* Assurer le suivi des étudiants, de leur vie universitaire et la scolarité centrale de l’Université de Toulon (UTLN), les informer et les orienter dans leurs démarches.
* Assurer le secrétariat et l’assistance technique, logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.
* Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante. Participer aux forums formation et Journées Portes Ouvertes
* Pointer et suivre les dossiers de candidatures à l'aide du logiciel de gestion dédié
* Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée, ecandidat)
* Suivre les absences et reporting (assiduité boursiers,…) ainsi que les convocations des jurys et commissions
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
* Aider à l'inscription administrative, réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié.
* Être en appui aux responsables pédagogiques et aux présidents de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).
* Saisir les notes et éditer les PV de jurys, afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
* Participer au suivi pédagogique des étudiants (orientation, mise en rapport avec les enseignants).
2) Gestion administrative
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratif), les reproduire et les diffuser
* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
* Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, classer et archiver des documents, gérer la messagerie
* Organiser et alimenter les bases de données, renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
* Traiter, sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Contraintes particulières :
* Être disponible pendant les temps forts de l’année universitaire (recrutement, inscription, rentrée, jury)
* Disponibilité dans le cadre de la participation aux forums formation et journées portes ouvertes
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : SEATECH – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1575 €
Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement
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