Healthcademia - responsable administration des ventes - cdi f/h

Dans le cadre de notre développement en France et de la structuration de nos procédures internes, nous recrutons un responsable ADV, en création de poste, pour rejoindre les équipes du siège. Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Comptable, le Responsable Administration des Ventes F/H pilote une équipe ADV (4 personnes à ce jour) et assure la fiabilité du cycle contractuel et de facturation sur le périmètre des formations continues. Il est l’interlocuteur clé des entités, des entreprises clientes et des organismes financeurs. Ainsi, votre rôle combine le management opérationnel de l’équipe ADV sur le périmètre des activités de formation initiale, le pilotage direct de l’ADV sur la formation professionnelle continue et la sécurisation des contrats, des financements et de la facturation pour l’ensemble des instituts de formation en France. Management et pilotage de l’équipe ADV sur le périmètre des Formations Initiales Garantir le traitement et la facturation dans les temps impartis des dossiers de formation ; Mise en place de KPI pour monitorer le traitement des dossiers (prise en charge et facturation) ; Suivi des signatures électroniques et transmissions des dossiers aux organismes financeurs Encadrer, animer et organiser l’activité quotidienne de l’équipe ADV (répartition des dossiers, priorisation, gestion des urgences) ; Garantir la montée en compétence de l’équipe sur les procédures, outils et exigences réglementaires ; Veiller à l’homogénéité des pratiques ADV entre les différents campus ; Assurer un suivi individuel et collectif de la performance (points réguliers, accompagnement, résolution de situations complexes) ; Pilotage de l’ADV sur le périmètre des Formations Professionnelles Continues Gérer l’ensemble du cycle ADV de la formation continue, en lien avec les équipes commerciales : contractualisation, suivi administratif, financement, facturation ; Suivre les accords de prise en charge (OPCO, financeurs publics ou privés) ; Vérifier la conformité des dossiers (contenu contractuel, pièces, conditions de prise en charge) ; S’assurer de la conformité de la facture lors de son émission, conformément aux attentes de l’entreprise cliente ; Mettre en place et suivre les échéanciers de paiement ; Sécuriser les délais de facturation afin de limiter les retards de paiement et les litiges. Process, coordination et amélioration continue Déployer et faire respecter les procédures ADV existantes ; Contribuer à la structuration et à l’amélioration des process, notamment dans un contexte de développement et d’éventuelles acquisitions ; Participer à des projets transverses (outils, harmonisation des pratiques, fiabilisation des données) ; Assurer un reporting régulier de l’activité ADV auprès du Responsable Comptable (volumes, délais, points de vigilance) ; Participer à la résolution des litiges ADV internes et externes en remontant les informations claires liées à ce litige (reste à charge, abandon…) ; Profil recherché Vous disposez d’une formation supérieure (bac 2/ 3) en Gestion ADV ou comptabilité, et d’une première expérience réussie de 5 ans minimum en tant que responsable administration des ventes. Vous êtes méthodique, organisé et êtes reconnu pour votre rigueur dans le suivi de vos dossiers. La connaissance du secteur de la formation continue est impérative. Savoir-faire Maitrise indispensable de la facturation inhérente à la Formation Professionnelle Continue Maîtrise des mécanismes de financement des formations Capacité à piloter une équipe dans le quotidien, à organiser et à prioriser l’activité, Capacité à accompagner les collaborateurs, à suivre la performance : sécuriser la qualité et les délais de traitement des dossiers Aptitude à travailler en gestion de projet et à déployer nos process auprès de futures acquisitions Savoir être Excellente posture relationnelle et sens du service client, alliant écoute, diplomatie et fermeté dans la gestion des situations sensibles Capacité à gérer des situations complexes ou conflictuelles et à proposer des solutions Autonomie et sens des responsabilités, avec un reporting régulier, clair et fiable de l’activité Organisation, adaptabilité et proactivité, pour gérer efficacement des priorités multiples dans un environnement exigeant Esprit d’équipe et coopération Aisance relationnelle à tous niveaux, avec des interlocuteurs variés internes et externes (directeurs d’établissement, employeurs…) Rigueur et fiabilité, garantissant la qualité d’exécution et le respect des délais. Modalités & Avantages Tickets restaurants (10€/jour travaillé. Prise en charge 60% par l’employeur) Forfait mobilité durable (58,33€/mois) Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base) Télétravail possible Déroulement des entretiens Entretien avec la Responsable recrutement en visio Entretien avec le Responsable comptable (en présentiel) Entretien avec le Directeur administratif et financie Healthcademia est un groupe d’enseignement supérieur privé composé d’écoles et d’instituts spécialisés dans le paramédical ainsi que d’organismes de formation dédiés aux professionnels de santé. Ses établissements sont renommés pour la qualité, le sérieux et le caractère innovant de leurs enseignements. Healthcademia fait partie d’un groupe international d’éducation en santé qui forme plus de 35 000 étudiants par an dans 12 pays. Notre ambition est la réussite de nos élèves et de nos apprenants. Nous voulons qu’ils possèdent toutes les qualités nécessaires pour assurer le bien-être de leurs patients, de leurs clients. Notre objectif : les professionnaliser et développer leurs compétences pour sécuriser et favoriser l’accès aux soins. Healthcademia France compte plusieurs écoles spécialisées dans une discipline précise : Institut Supérieur d’Optique (ISO), école dédiée aux métiers de la Vision et présente sur 12 campus en France. Ecole d’Assas, dédiée aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie. Un département dédié à l’activité formation professionnelle avec 3 marques : AMIR médecine esthétique, FGSOCO pour l’orthodontie et ISOForm en développement des compétences techniques des opticiens.