Assistant(e) d'institut (h/f)

L'Université Catholique de Lyon (UCLy) recrute un(e) Assistant(e) de scolarité pour son campus Alpes Europe situé à Annecy.

Fort de formations reconnues et d'une forte dynamique de développement, le campus UCLy Alpes Europe accueille actuellement 520 étudiants dans les filières Droit, Management (Bachelor et Master) et Histoire. À partir de la rentrée 2026, l'offre de formation s'enrichira avec l'ouverture de nouvelles formations :
- la Licence en Sciences de la Vie, majeure Biologie mineure Humanités, de l'ESTBB (Ecole d'ingénieur de l'UCLy)
- la Licence Professorat des Ecoles de la Faculté d'Education de l'UCLy

Dans ce contexte de développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) de scolarité afin de renforcer l'équipe du bureau de scolarité et d'accompagner les étudiants tout au long de leur parcours universitaire.

Le campus, situé à seulement 15 minutes à pied du centre-ville d'Annecy, offre un environnement de travail moderne, convivial et stimulant. Les étudiants bénéficient de nombreux services : bibliothèque universitaire, cafétéria, espaces de coworking, locaux associatifs, activités sportives et médecine universitaire.

Le campus accueillera près de 650 étudiants dès l'année prochaine, avec un objectif de 1 000 étudiants à horizon trois ans.

Vos missions :
Vous occuperez un poste polyvalent mêlant gestion administrative, accompagnement des étudiants et organisation pédagogique.

Scolarité et administration pédagogique

- Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers étudiants dans le respect des règlements pédagogiques (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestion des notes.) ;
- Gérer les inscriptions et réinscriptions : pièces administratives, choix de cours, suivi des paiements, bourses, relances ;
- Assurer le lien avec les enseignants et vacataires pour l'organisation des cours (emplois du temps, supports, feuilles de présence.) ;
- Suivre les emplois du temps en lien avec les responsables pédagogiques et le service planning ;
- Participer à l'organisation des examens, jurys et délibérations ;
- Suivre les absences, notes, certificats et bulletins ;
- Accompagner les étudiants dans leurs démarches académiques et pratiques (organisation du campus, vie étudiante, logement, etc. ;
- Participer à l'archivage et à l'organisation documentaire physique et numérique ;
- Préparer et mettre en forme différents documents administratifs ;
- Produire des tableaux de suivi et transmettre des informations fiables aux équipes.

Gestion administrative et accueil
- Préparer les moyens logistiques nécessaires aux cours, examens et événements ;
- Diffuser les informations auprès des étudiants et enseignants ;
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, visiteurs et intervenants.

Profil recherché
Vous aimez travailler dans un environnement dynamique, au contact des étudiants et des équipes pédagogiques.
Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes :
- Excellent sens de l'accueil et du service ;
- Très bonnes qualités relationnelles ;
- Rigueur, organisation et sens des priorités ;
- Capacité d'adaptation et esprit d'équipe ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint.) ;
- Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
- Capacité à communiquer en anglais.

*Formation : Bac + 3 avec ou sans expérience.

*Rémunération : selon le profil

*Durée du temps de travail : CDI à temps partiel (50 %), possibilité d'augmenter le temps de travail par la suite.
*Poste à pourvoir : Dès que possible.