Assistant(e) de programmes et administratif (h/f)

A PROPOS DE NOUS :
Mediprom est un promoteur immobilier spécialisé dans la réhabilitation d'immeubles anciens.
Nous développons des projets sur-mesure, vertueux et créatifs.
En tertiaire, logement, logistique, hôtelier ou résidence gérée, nous intervenons à chaque étape du projet, de la recherche d'opportunités au financement et à la commercialisation, de la conception à la livraison.
La société, à taille humaine, emploie 7 personnes, nos bureaux tout beaux tout neufs sont situés au 37 rue Paul Duvivier à Lyon 7eme.

VOS MISSIONS :
ASSISTANAT PROGRAMMES
- Accompagner le lancement du projet, la validité des protocoles d'études, le suivi du montant des études;
- Vérifier et suivre les autorisations administratives nécessaires pour le projet ;
- Mettre en place les assurances nécessaires au chantier et suivre les taxes liées aux autorisations administratives ;
- Préparer et lancer les engagements (marchés, lettres de commande, OS.)
- Suivre les agréments des sous-traitants
- Accompagner le suivi des dépenses amont et en phase réalisation (travaux) : situations de travaux, retenues de garanties, décomptes généraux et définitifs (DGD) ;
- Suivre les PV de réception et les levées des réserves jusqu'à la fin de l'année de parfait achèvement.
- Gestion documentaire du projet
- Le cas échéant ouverture et suivi des sinistres
- Assurer l'interface avec les intervenants extérieurs (architectes, géomètres, syndics, notaires, organismes publics...)
- Accompagnement au suivi de la gestion d'immeubles : copro et ASL (abonnements et maintenance, travaux, assurance, charges, budget d'exploitation, impôts et gestion des clés) en lien avec le responsable de programmes.

ADMINISTRATIF MEDIPROM
- Accueil téléphonique et physique
- Enregistrement quotidien des factures, classement, gestion de tableau de suivi.
- Scan, classement et diffusion du courrier
- Secrétariat divers : courriers, notes, tableaux, organigrammes.
- Contrats de maintenance des équipements (téléphonie, informatique, véhicules)
- Gestion des locaux et services généraux : prestataires, outils internes, clés, fournitures
- Préparation des éléments des paies (infopaies), gestion des notes de frais et congés

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
Responsable programmes et directeur comptable

CE QUE NOUS OFFRONS :

Un cadre de travail agréable et proche des transports en commun
Des collègues enthousiastes, une activité vertueuse.
50% des frais de transport en commun ou 1 place de parking.
6.80€ de prise en charge des repas en livraison chez Pollen.

CDI 35h temps plein

PROFIL :
Vous êtes rigoureux, autonome, à l'aise sur le plan rédactionnel comme sur le plan relationnel ? Curieux, organisé et réactif ? Rejoignez-nous !
5 ans d'expérience minimum sur un poste similaire en immobilier.
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
Le poste est à pourvoir à partir du 15 janvier