Assistant(e) de formation (h/f)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation (H/F) sur Poitiers

Vos missions :

Accueil et communication
- Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs et les orienter
- Gérer les appels téléphoniques et les messages électroniques
- Assurer le tri, l'affranchissement et l'enregistrement du courrier
- Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs concernés

Gestion administrative des formations
- Traiter les dossiers clients et stagiaires
- Mettre en forme les programmes de formation
- Constituer et suivre les dossiers administratifs : conventions, convocations, dossiers stagiaires
- Assurer la gestion et la mise à jour du planning des formations
- Suivre les feuilles d'émargement et les documents administratifs liés aux formations

Gestion administrative et comptable
- Établir les factures clients
- Vérifier les paiements et effectuer les relances
- Pointer les heures réalisées
- Vérifier et pointer les factures fournisseurs
- Transmettre les notes de frais au service comptabilité en fin de mois
- Préparer et transmettre les pièces comptables mensuelles

Suivi qualité et reporting
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord d'activité
- Effectuer les relances commerciales et relances clients
- Réaliser le suivi « à froid » des sessions de formation (évaluation de la satisfaction et de l'impact)
- Participer à la préparation et à la saisie annuelle du bilan pédagogique et financier
- Veiller au respect des procédures internes et des exigences du processus qualité
- Appliquer et suivre les procédures liées à la certification Qualiopi