Chargé de gestion administrative btp

Finalité du poste
Le/la Chargé(e) de gestion assure le suivi administratif quotidien de l'entreprise, avec pour priorité la bonne gestion des factures clients et fournisseurs, le suivi des règlements, les relances d'impayés, ainsi que le suivi administratif du personnel et des moyens généraux.
La comptabilité, les déclarations sociales et l'établissement des bulletins de paie sont confiés à l'expert-comptable. Le poste consiste donc à préparer, contrôler, classer et transmettre les informations nécessaires à leur traitement.
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Missions principales
1. Suivi des factures clients et relances
- Préparer et suivre les éléments nécessaires à la facturation clients.
- Suivre les factures émises, les échéances de règlement et les encaissements.
- Mettre à jour les tableaux de suivi clients.
- Effectuer les relances d'impayés selon les consignes de la Direction.
- Identifier les retards de paiement, litiges ou anomalies.
- Transmettre les informations utiles à la Direction et à l'expert-comptable.
2. Suivi des factures fournisseurs
- Réceptionner, contrôler et classer les factures fournisseurs.
- Vérifier la présence des bons de commande, bons de livraison ou validations internes.
- Suivre les factures liées aux chantiers et aux frais généraux.
- Identifier les factures en attente, les erreurs ou les litiges.
- Préparer les éléments nécessaires à la validation des paiements par la Direction.
- Transmettre les pièces comptables à l'expert-comptable.
3. Suivi administratif du personnel
- Collecter les pointages, absences, primes, paniers, déplacements et autres variables de paie.
- Préparer les éléments mensuels à transmettre à l'expert-comptable pour l'établissement des paies.
- Suivre les congés payés, notamment en lien avec la Caisse des congés payés du BTP.
- Suivre les arrêts maladie, absences et justificatifs.
- Gérer les demandes administratives courantes des salariés.
- Suivre les dossiers salariés : documents d'embauche, permis, habilitations, visites médicales.
- Assurer le suivi des affiliations, radiations et modifications liées à la mutuelle.
4. Suivi des moyens généraux
- Suivre le parc automobile : entretiens, assurances, contrôles techniques, sinistres, affectations.
- Suivre les téléphones, badges, clés, EPI et matériels confiés aux salariés.
- Gérer les fournitures, contrats courants et demandes administratives du quotidien.
- Suivre les échéances importantes et alerter la Direction en cas d'anomalie ou de retard.
5. Administration générale et classement
- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, tableaux de suivi et documents administratifs.
- Organiser le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.
- Assurer la bonne circulation des informations entre la Direction, les salariés, les fournisseurs, les clients et l'expert-comptable.
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Compétences requises
- Bonne maîtrise de Word, Excel, messagerie et outils numériques.
- Capacité à tenir des tableaux de suivi fiables et à jour.
- Bonne organisation administrative.
- Connaissances de base en facturation, suivi des règlements et administration du personnel.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Une connaissance du secteur BTP est appréciée.
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Qualités attendues
- Rigueur et fiabilité.
- Sens de l'organisation.
- Autonomie.
- Réactivité.
- Discrétion et confidentialité.
- Bon relationnel avec les salariés, clients et fournisseurs.
- Capacité à alerter la Direction en cas d'anomalie.