Secretaire generale de mairie en cdd

À propos de CDG31 / Service Intérim Territorial Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 33 kms au sud est de Toulouse, un(e) secrétaire générale de mairie en CDD. Le poste Conseille l'autorité territoriale et met en œuvre les décisions retenues. Accompagne les services municipaux dans le déploiement des actions. Assure la sécurité juridique et financière de la commune en contrôlant l’ensemble des actes et des différents projets communaux. Accueille et renseigne la population. Management Management des services Développer une culture du service public Préparer pour le maire la démarche des entretiens annuels et réaliser l’évaluation des agents placés directement sous son autorité Recrutement Concevoir une offre d’emploi attractive au regard des attendus des postes à pourvoir Identifier les cv au regard des compétences nécessaires à la collectivité (adéquation Homme/Poste) Participer aux jurys de recrutement Politiques publiques Assistance et conseil auprès de l’autorité territoriale Accompagner, conseiller et structurer les processus décisionnels Bâtir une relation de confiance avec le maire Préparer et assurer le suivi de l’exécution des décisions du maire (préparation, transmission et notification des arrêtés du maire, tenue du registre, …) Assurer l’organisation des conseils municipaux : définition et diffusion de l’ordre du jour, préparation des dossiers pour les membres du conseil Participer aux conseils municipaux : intervention lors du conseil municipal pour exposer les dossiers, Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal : rédaction et transmission, affichage et notification des délibérations, préparation et diffusion des procès-verbaux, tenue du registre, application des décisions Mise en œuvre des projets communaux Mettre en place et faire appliquer les projets communaux Rechercher des informations juridiques, fiscales Préparer des rapports Analyser les données Rechercher les financements : subventions, emprunts, … Mettre en forme les dossiers Assurer la coordination entre les différents partenaires Collaborer et coordonner avec les maîtres d’œuvre et techniciens Finances Préparation du budget, élaboration et suivi des procédures : Préparer le budget et en assurer son suivi Elaborer les prévisions budgétaires Rédiger les documents budgétaires (budget, compte administratif, décision modificative, …) Gestion de l’exécution budgétaire : Suivre l’exécution budgétaire : facturation (contrôle, justification, émission des mandats et bordereaux) et recettes (préparation des justificatifs, établissement des titres de recettes et bordereaux) Rectifier les écarts entre prévisionnel et réalisé Elaborer les solutions de dématérialisation des dépenses et recettes Optimisation des ressources financières : Rechercher des financements (subventions et autres) Assurer la mobilisation des subventions et des dotations Identifier les marges de manœuvre financières et les seuils d’alerte pour la commune Planification des investissements : Réaliser le planning de financement des investissements Effectuer le suivi financier des investissements Gestion de la dette et de la trésorerie : Analyser les évolutions de la trésorerie Etudier et sélectionner les propositions bancaires en matière de trésorerie et d’emprunt Minorer les coûts financiers par une trésorerie minimale et la gestion de l’encours Gestion des inventaires Création des fiches inventaires Gestion des travaux en cours Affaires juridiques Veille à la sécurité juridique de la commune Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité Effectuer une veille juridique et alerter les élus sur les nouvelles mesures législatives qui peuvent impacter la commune Mettre en œuvre et suivre les affaires juridiques Gérer et suivre les assurances communales Marchés publics Définir les besoins Gérer la procédure de mise en concurrence Collaborer et coordonner avec les maîtres d’œuvre et techniciens Contrôler l’exécution financière Coordination des relations institutionnelles Identifier et mobiliser les partenaires Gestion du personnel Gestion des carrières Rédiger les actes administratifs (arrêtés de nomination, de titularisation, …) et assurer le suivi des dossiers individuels des agents (nomination, avancement, mise à disposition, retraite, …) Réaliser les procédures RH (entretien professionnel, formation, saisine des instances…) Etablir et suivre les contrats (remplacement, CAE, …) Préparation et réalisation des payes Préparation et réalisation des déclarations sociales trimestrielles et annuelles Préparation et mise en place du plan de formation Gestion du planning des absences (congés annuels, congés maladie, autorisations d’absence, …) Gestion des affaires générales Préparation et mise en forme des actes administratifs et les actes d’état civil Rédiger les arrêtés municipaux Tenir à jour le registre des arrêtés Enregistrer et rédiger les actes de décès, de naissance, de mariage, de reconnaissance d’enfant antérieure à la naissance Rédiger les certificats des parrainages civils Etablir les documents statistiques pour l’INSEE Délivrer les permis d’inhumer et transports de corps Tenir à jour des registres d’état civil Organisation des élections et suivi des listes électorales Assurer les inscriptions et radiations des listes électorales Suivre la révision des listes électorales, mise à jour ou refonte Etablir et envoyer les cartes d’électeurs Assurer l’organisation matérielle des élections (bureau de vote, listes d’émargements, procès-verbal, …) Participer aux opérations de dépouillement et à la communication des résultats Mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme Réceptionner et enregistrer les demandes d’urbanisme Transmettre les dossiers aux services instructeurs (CCTDL et ABF) Gérer les délais d’instruction Traiter les décisions proposées et notifier aux pétitionnaires Tenir le registre d'urbanisme Suivre et appliquer le Plan Local d’Urbanisme (PLU) Affaires Scolaires Collaborer avec la directrice et suivi du personnel communal affecté à l’école Suivi des inscriptions et des effectifs de l’école Secrétariat du RPI Gibel/Montgeard Mise en œuvre de la procédure concernant la divagation des animaux Gestion du secrétariat Maîtriser l’outil informatique Rédiger et taper le courrier administratif Frapper le courrier du maire Préparer les convocations et invitations diverses Gérer l’agenda du maire Gérer le classement et de l’archivage Gérer les de stocks de fournitures et préparation des commandes administratives Suivre la maintenance et l’entretien des équipements administratifs Accueil et renseignement de la population Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population Accueillir les usagers Réceptionner les appels téléphoniques Délivrer les actes d’état civil Enregistrer les PACS Etablir les demandes d’attestation d’accueil Enregistrer les déclarations de pertes de documents administratifs Recenser les jeunes au service national Réceptionner les objets trouvés Réceptionner les inscriptions aux manifestations communales (repas des aînés, fête locale, vide grenier, …) Gestion des équipements municipaux Planifier la gestion des locaux et des équipements Suivre et mettre à jour les contrats d’assurance, déclarer les sinistres Aide sociale Préparer et constituer les dossiers de demande sociale avec le CCAS Préparer l’ordre du jour des réunions du CCAS et les délibérations Profil recherché Expérience confirmée en tant que secrétaire générale de mairie ou dans une fonction équivalente au sein d’une collectivité territoriale. Maîtrise approfondie des règles de fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures administratives, budgétaires et financières. Excellente connaissance des actes administratifs, de l’état civil, des marchés publics et des règles de droit public. Expertise en gestion des ressources humaines, paie et déclarations sociales. Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion) et des outils de dématérialisation (ChorusPro, eMagnus ou équivalents). Sens aigu de l’organisation, rigueur administrative et capacité à gérer des dossiers complexes. Excellentes qualités relationnelles, sens du dialogue et de la médiation pour assurer l’accueil du public et la coordination avec les élus, les services et les partenaires. Capacité à travailler en autonomie, à prioriser les missions et à rendre compte avec précision. Rigueur, discrétion et éthique professionnelle irréprochable. Capacité à manager une équipe et à conduire des projets transversaux. Connaissance des enjeux locaux et des politiques publiques territoriales serait un atout supplémentaire. Logiciel Berger-Levrault Travail en bureau, déplacements sur le territoire Horaires pouvant être irréguliers, avec amplitude variable en fonctions des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux, commissions et élections Pics d’activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité Devoir de réserve et sens du service public