Assistant-assistante de direction (nouvelle fenêtre)

PARTICIPEZ AU SERVICE PUBLIC DE PROXIMITE

Sous l’autorité de la Secrétaire Générale de l’Eurodistrict, vous assurez l’assistance opérationnelle et administrative du Secrétariat Général, dans un contexte franco-allemand, en garantissant la bonne coordination des activités, la communication interne et externe, ainsi que la logistique quotidienne du siège.

DETAIL DES ACTIVITES

I. Assistance et secrétariat bilingue franco-allemand
- Gestion de l’agenda, des rendez-vous et du téléphone de la Secrétaire Générale.
- Préparation et suivi administratif des rendez-vous et déplacements de la Secrétaire Générale (recherches, réservations, notes de frais, etc.)
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents, courriers et comptes rendus (en français et en allemand).
- Relations régulières avec les administrations, partenaires institutionnels, agents et prestataires.
- Gestion et mise à jour des bases de données (partenaires, institutions, contacts).
- Classement, archivage physique et numérique des dossiers.
- Rédaction et suivi de procédures internes.
- Organisation et planification des réunions d’équipe (réunions hebdomadaires, sorties, repas de Noël, etc.).

II. Accueil et information bilingue franco-allemand
- Accueil physique et téléphonique (français / allemand).
- Gestion du standard (appels entrants, répondeur, orientation des interlocuteurs).
- Renseignement du public sur l’Eurodistrict et ses activités.

III. Courrier et correspondance bilingue franco-allemand
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier entrant et sortant.
- Suivi des échanges avec la navette EMS et coordination avec la Direction pour les envois sensibles.

IV. Logistique
- Préparation logistique des réunions internes (salles, matériel, café, traduction, etc.).
- Gestion des stocks de fournitures et matériel : commandes, devis, suivi des factures.
- Gestion du matériel partagés et suivi des prêts de matériel (casques, équipements divers) : vérification, suivi documentaire et retour.
- Gestion des boissons

V. Gestion des locaux
- Interface avec le bailleur (Wohnbau) pour toute question relative aux locaux.
- Suivi du service de ménage (planning, besoins, produits de nettoyage).
- Coordination des interventions techniques (maintenance, climatisation, extincteurs, luminaires).
- Suivi du service de mobilité (Stadtmobil – carsharing).

VALORISEZ VOS COMPETENCES

1. Bonne expression écrite et orale en français et en allemand
2. Formation niveau Bac à Bac en assistanat, secrétariat, gestion ou équivalent.
3. Compétences en gestion administrative et logistique.
4. Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
5. Capacité de rédaction et aptitude à la communication
6. Rigueur, méthode et réactivité, discrétion, polyvalence et capacité d'adaptation
7. Esprit d’équipe

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL

8. Lieu d'affectation : Bureaux de l’Eurodistrict à KEHL

VOUS SOUHAITEZ POSTULER ?

Merci de postuler pour cette offre à l’adresse :
Votre candidature (lettre de motivation et CV) est à rédiger en français et en allemand. Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte.

INFORMATION :
Travailleurs handicapés : nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.