Description du poste
LA MISSION :
L'Attaché/e Commercial Interne à la charge de la gestion des demandes groupes (Banquet, F&B) de l'appel au règlement et des réservations individuelles.
Il/elle assure également des missions F&B dans le but de développer le chiffre d’affaires du département commercial et restauration de l'hôtel.
Il/elle apportera son soutien dans la mise en action du plan d'action commercial et communication des départements.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :
1. Gestion des demandes entrantes :
* Répondre rapidement et efficacement aux demandes de réservations d'espaces (cocktails, réunions, réservations groupes restauration) par téléphone et par email
* Conseiller nos clients sur les offres les plus adaptées et valoriser nos points forts :localisation, prestations techniques, restauration sur mesure.
* Établir des devis sur mesure et personnalisés afin de s'adapter au plus près de la demande du client tout en maximisant le revenu potentiel.
* Être agile sur la compréhension de la stratégie commerciale et évènementielle
* Transformer les demandes en contrats signés grâce à une approche personnalisée et chaleureuse.
* Envoi de Contrat : Rédiger et envoyer les contrats, et assurer le suivi des confirmations.
* Vendre (Upselling) les offres complémentaires afin de maximiser le Chiffre d'affaires Restauration Groupe, Banquet.
* Réaliser le suivi des dossiers (relances, visite clients, règlement d'arrhes...)Suivi des Paiements et Gestion Financière : Vérifier la solvabilité des clients,respecter les conditions de paiement et assurer le suivi du premier acompte. Suivre les recommandations AUDIT
2. Missions de coordination & Fidélisation :
* Établit un lien transversal permanent avec tous les services hôteliers de l'hôtel :accueil, bar, restaurant, hébergement,
* Esprit d'Équipe : Travailler en collaboration avec les différents départements et veiller à maintenir une ambiance de travail positive.
* Assurer un suivi rigoureux des dossiers pour garantir la satisfaction de nos clients passation des informations à la/le Coordinateur événementiels et managers restauration.
* Gérer les imprévus et les demandes inattendues des clients
* Fidéliser notre clientèle en établissant des relations durables et en offrant un service irréprochable.
* Identifier les opportunités de développement commercial
* S'assurer de la satisfaction du client avant, pendant et après l'évènement.
* Être l'ambassadeur du Novotel Paris Porte de Versailles
* Appliquer les procédures et politiques définies par la marque et l'hôtel
* Tenir informé pleinement et rapidement son supérieur de tous les problèmes ou tout événement de nature inhabituelle qui surviendrait afin que les ajustements nécessaires soient rapidement pris.
* Être force de proposition pour des événements ponctuels
* Applique les procédures et politiques définies par la marque et l'hôtel
* Incarne l'esprit Heartist dans ses interactions avec les clients.
3. F&B Specialist
* Coordination & Organisation d'événement F&B
* Établir les BEO et les fonctions des événements du service commercial (Évènements Sales interne à l'hôtel ou Actions Sales externes)
* S'assurer de la bonne diffusion des fiches de fonction et des informations aux services concernés (F&B & Réception)
* Suivi du plan d'action F&B
* Gestion du logiciel de réservation des deux restaurants
* Création des plaquettes des restaurants pour le commercial
* Coordination avec les Chefs de Département F&B pour l'actualisation des Menus, Menus Groupes en fonction des saisons, menus du jour
* Création et mise en place d'offres complémentaires (Team-Building / Prestataires/Animations)
* Création et mise en place d'offres Tournage & Shooting en interne
* Création et mise en place d'offres F&B sur mesure (Pause-café – Animations culinaires - Offre Green & ESG)
4. Partie administrative f&b :
* Aide à la gestion de GXP
* Aide à l’élaboration et au contrôle des liasses des différents points de ventes
5. Hygiène / Sécurité des personnes / Environnement :
* Veille à la propreté de son lieu de travail et au bon fonctionnement du matériel mis à sa disposition
* Connaît et applique les conduites à tenir en cas d'évacuation incendie
* Connaît et applique la politique du programme Clé Verte
Qualifications
COMPETENCES REQUISES :
* Idéalement 1 première expérience réussie en commercial/événementiel dans un établissement hôtelier.
* Une expérience en restauration réussie
* Parfaite maitrise du français et anglais (écrit et orale) - Une troisième langue est un plus
* Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Opéra / Back You / Outlook / Zenchef
* Proactif, Force de proposition, Esprit d'Initiative et créative
* Aisance relationnelle & communication avec les clients et les équipes internes.
* Diplomatie et maîtrise de soi
* Flexibilité et Réactivité
* Sens commercial : goût pour le challenge, persuasion et appétences pour les
* résultats
* Capacité d'Organisation : méthode, rigueur, autonomie, implication
* Gestion de l'urgence : capacité à prendre des décisions, réactivité
* Aptitude à fonctionner en réseau : esprit d'équipe, capacité à communiquer et travailler efficacement en équipe
* Tenue vestimentaire et corporelle irréprochable
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