Description du métier
- Gestion de la formation médicale continue
- Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers
- Gestion des instances médicales
- Plannings de garde et permanence des soins
Missions du service
Gestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation
- Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).
- Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.
- Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.
- Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).
- Appui au pilotage médical : participation à l'élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d'activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.
- Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.
- Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.
Missions spécifiques du poste
Gestion de la formation
o Assurer l'enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.
o Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.
o Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.
o Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l'activité.
o Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.
Secrétariat
o Assurer l'accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.
o Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.
o Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.
o Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.
o Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.
o Participer à l'organisation des réunions : convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.
o Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
o Enregistrer les documents administratifs dans les dossiers des médecins (contrats, décisions, conventions, etc.), en lien avec les services compétents (ex. : C.N.G.).
o Suivre les commandes de fournitures et de matériel (petit et gros équipement), en lien avec les services achats/logistique.
Gestion des instances
o Organiser et assurer le suivi logistique et administratif des réunions de la Commission Médicale d'Établissement, de la Commission Relative à l'Organisation et à la Permanence des Soins et de la commission de formation (convocations, préparation des salles, diffusion de l'ordre du jour).
o Assurer la rédaction, la validation et la diffusion des comptes rendus de séance dans les délais impartis.
o Veiller à la bonne transmission des documents et des avis aux instances concernées (direction, présidence de CME)
o Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents relatifs à la CME (comptes rendus, documents de travail, décisions).
o Participer au suivi des actions décidées en CME, en lien avec les services concernés (direction, pôles, instances, etc.).
Plannings de garde et permanence des soins
o Participer à la définition des besoins en ressources médicales afin d'assurer la permanence des soins, en lien étroit avec le responsable du service.
o Assurer la recherche de praticiens remplaçants, via les canaux appropriés (contacts directs des remplaçants, agence de travail temporaire,)
o Procéder à l'élaboration des contrats de travail dans le respect de la réglementation en vigueur.
o Organiser la logistique liée aux remplacements : réservation de logement, transmission des informations aux services concernés.
o Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux remplaçants.
· Missions spécifiques en lien avec la qualité
· Autres missions spécifiques
· Fonction d'encadrement - Néant.
Activités
Activité :
· Assurer l'accueil téléphonique et physique des professionnels médicaux (praticiens, internes, candidats, etc.).
· Réceptionner, trier et diffuser le courrier entrant et sortant.
· Participer à la gestion administrative des dossiers des praticiens : création, mise à jour, classement et archivage.
· Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi : congés, absences, gardes, formations, mouvements du personnel médical.
· Préparer et transmettre les documents contractuels (projets de contrats, conventions, attestations, etc.) sous la supervision du responsable.
· Assurer le suivi administratif des formations médicales : enregistrement des demandes, suivi des prises en charge, gestion des tableaux de suivi.
· Gérer la logistique liée à l'arrivée ou au remplacement des praticiens : réservation de logements, badges, accès informatiques, coordination avec les services internes.
· Participer à la rédaction et à la diffusion des convocations et comptes rendus de réunions (CME, commissions, etc.).
· Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents selon les procédures en vigueur.
· Contribuer au suivi des factures et demandes de paiement relatives aux frais de formation ou contrats médicaux.
· Participer à la mise à jour des bases de données et logiciels métiers.
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