Le/la responsable du pôle scolarité et admissions assure la mise en œuvre opérationnelle de la politique de l’Institut dans le domaine de la scolarité, des diplômes, des recrutements sur concours et des admissions parallèles dans le respect des législations en vigueur et des calendriers de gestion définis.
Il/elle manage deux pôles «scolarité» et «prépa concours» composé de 8 agents. Le/La responsable de scolarité a en charge l’ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique pour tous les diplômes relevant de la formation initiale.
Il/elle participe au comité d’exécution de l’IEP sur ses domaines d’activité.
Activités principales :
Accompagner la mise en œuvre de la stratégie politique et des objectifs de l’IEP en matière de formations, d’admissions et de démocratisation:
- Accompagner et conseiller l’équipe de direction sur la faisabilité et la mise en œuvre des formations.
- Fournir les outils, cadres et calendriers nécessaires à la direction des études pour le bon accomplissement de ses missions.
- Préparer les décisions relatives à la scolarité dans les différentes instances de l’Institut, et le cas échéant participer aux réunions de ces instances.
- Aider à la formalisation, à la mise en place et au respect des maquettes et des règlements.
- Garantir la bonne mise en œuvre des missions et actes relevant du domaine de la scolarité, des diplômes, des jurys, des recrutements sur concours et des admissions parallèles.
- Renforcer la qualité du soutien administratif à la formation.
Manager et organiser l’ensemble des activités du pôle:
- Organiser et planifier l’ensemble des activités du service de scolarité.
- Piloter le système d’information scolarité.
- Modéliser l’offre de formation.
- Accompagner le développement de l’autonomie de l’IEP par la maîtrise des logiciels/applications métiers, et favoriser leur appropriation par les services (Parcoursup, Apogée, Celcat, démarches simplifiées…).
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion des formations dans le respect de la réglementation, des décisions et des cadrages validés par la direction.
- Apporter ressources et expertises dans les domaines de gestion administrative auprès des services
- Conseiller les agents et les faire monter en compétences dans une démarche d’amélioration continue.
- Définir des indicateurs d’activité, organiser le reporting de ces informations et leur valorisation
- Être garant(e) du cadre réglementaire en lien avec la direction des études et les responsables pédagogiques.
-Assurer le lien avec les partenaires institutionnels de l’IEP, principalement les deux universités porteuses - CY Cergy Paris Université et UVSQ/Paris Saclay - et les IEP du et hors Réseau Sc Po (réunions régulières, échanges téléphoniques et mails), pour ce qui relève de la formation, des diplômes et du recrutement.
- Assurer une veille juridique et règlementaire sur son domaine d’activité.
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel).
- Posséder une solide culture administrative et juridique dans le domaine de gestion concerné.
- Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.
Connaissances techniques et méthodologiques
- Maîtriser les logiciels de gestion APOGEE et Celcat.
- Utiliser les méthodes de communication électronique courants (messagerie, mise à jour site intranet) et les logiciels bureautiques (Word, Excel).
- Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion.
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents.
- S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics.
- Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode.
Qualités :
- Savoir manager et animer une équipe (animation de réunions, conduite de projets de service)
- Être capable d’élaborer des choix, de planifier des actions, d’estimer les besoins
- Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
- S’adapter aux fluctuations de l’activité et réorganiser les tâches en fonction des absences et vacances au sein du pôle scolarité et admissions
- Faire preuve de rigueur et de méthodologie.
Conditions de travail :
Poste ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable) et par voie de détachement pour les agents titulaires.
️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
???? Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
Politique de formation interne développée
Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
Poste basé sur le site de Saint Germain en Laye à pourvoir dès que possible
Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
Rémunération :
* Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE)
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