Assistant·e de formation initiale et continue h/f

MétierAdministratif - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSalaire brut mensuel à partir de 2236 euros brutsService d'affectationIFMK - Institut de Formation en masso - kinésithérapie de l'AP-HPPrésentation du service POLE INTITULE Institut de Formation en Masso-Kinésithérapie ACTIVITE Formation initiale et continue SERVICE PRESENTATION Assure la formation initiale des étudiants en masso-kinésithérapie Quotas de 50 étudiants par promotion sur 4 années d'études Assure la formation continue des professionnels de rééducation COMPOSITION DE L'EQUIPE 1 Directrice 1 Cadre Supérieur de Santé, adjointe à la Directrice 12 Cadres formateurs 3 Secrétaires 2 Agents logistique et d'accueil Vos missions - Superviser, suivre et gérer les processus administratifs en lien avec le fonctionnement du secrétariat de l'IFMK en formation initiale et en formation continue - Organiser le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques de la structure en lien avec le directeur, le responsable de la formation continue et les responsables pédagogiques du cycle 1 - Mettre en oeuvre les procédures de paiement des intervenants extérieurs (AP, Hors AP, libéraux et marchés) de FI et de FC et assurer le suivi budgétaire correspondant ACTIVITES PRINCIPALES - Organisation, planification et suivi de l'activité pédagogique du 1er cycle de formation (L2 et L3) en relation avec les cadres formateurs responsables pédagogiques du 1er cycle - Planification et suivi de la mise en oeuvre du plan de formation continue des 7 métiers de la rééducation en lien avec le cadre responsable de la formation continue : recrutement et paiement des intervenants, communication, inscriptions, conventions de formation et recouvrement des frais de formation, émargement, accueil des intervenants - Organisation et suivi de la mise en oeuvre des journées professionnelles et congrès organisés par l'IFMK en relation avec le cadre, responsable de la formation continue : mise en forme des programmes, communication, logistique des journées, inscriptions, conventions de formation et recouvrement des frais de formation, émargement, mise en forme des recueils de communications, accueil des congressistes, - Suivi des procédures de paiement et des intervenants occasionnels en FI et en FC et traçabilité des actions pédagogiques - Traitement des dossiers et des courriers en lien avec les responsables pédagogiques du 1er cycle, le responsable de formation continue et le directeur - Suivi des dossiers pédagogiques des étudiants : Evaluations, notes, interruption de scolarité, émargement, mesures disciplinaires, courriers, informations diverses, emploi du temps, - Participation à l'organisation et à la surveillance des examens en relais des autres membres du secrétariat et de l'agent d'intendance - Prise de rendez-vous et gestion des agendas en relai de la secrétaire de direction - Accueil et orientation des usagers de l'IFMK - Organisation de la signalétique au sein de l'IFMK - Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ACTIVITES SPECIFIQUES OU PONCTUELLES - Participation à la remise en état quotidien des locaux en relai de l'agent d'intendance - Mise en forme et conception de documents en lien avec l'activité de la direction ou du responsable des stages : conseil pédagogique, compte rendus, courriers, conventions de stage, - Archivage - Représentation de l'Institut lors de journées ou de rencontres professionnelles - Secrétariat des instances de l'IFMK par roulement avec les autres membres du secrétariat - Mise à disposition et traçabilité des prêts de matériel pédagogique en relai avec l'agent de dépendance et les formateurs Profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS - Communication et relations interpersonnelles - Gestion administrative - Organisation, classement et tri des données, des informations relevant de son domaine d'activité - Rédaction et mise en forme de notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Travail en équipe interdisciplinaire et en réseau - Utilisation d'outils bureautiques / Technologie d'information et de communication (TIC) DRS - RH CONNAISSANCES ASSOCIEES - Connaissances générales en lien avec la réglementation de la formation initiale des MK (arrêté du 02 septembre 2015) et de la gouvernance des instituts de formation (arrêté du 21 avril 2007 modifié le 18 avril 2018) - Connaissances en lien avec les procédures de paiement des intervenants et d'inscription des stagiaires sur SAP et HR QUALITES NECESSAIRES - Adaptabilité - Sens de l'organisation et du travail d'équipe - Disponibilité et dynamisme - Qualité d'expressions écrite et orale - Souci de la qualité SAVOIR ETRE REQUIS - Ponctualité, rigueur - Discrétion, maîtrise de soi et diplomatie - Rendre compte PRE-REQUIS Maitrise de la gestion des commandes Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique Connaissance sur le budget d'un établissement Permis B Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h36TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP Les AP-HP Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; TL possible en fonction de la mission 75 % du NAVIGO remboursé Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement. Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !Référence de l'offre2