Sous la responsabilité du Responsable de région (avec un périmètre de deux agences), l'Assistant(e) d'agence (H/F) prend en charge les missions suivantes :
1. Support administratif :
o Accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et clients
o Enregistrement du courrier entrant et sortant
o Établissement et gestion des documents administratifs types (ex : DC4)
o Rédaction et envoi des certificats de capacité
o Rédaction et suivi des demandes d'arrêtés, DICT
o Classement, archivage et gestion documentaire
2. Ressources Humaines :
o Appui dans la préparation des dossiers d'embauche
o Suivre et organiser toutes démarche administrative en lien avec la gestion du personnel et en collaboration avec le service des ressources humaine (visite médicale, formation, entretiens...)
o Relances internes pour saisie des temps, congés, kilomètres véhicules...
3. Gestion clients & facturation :
o Établissement de devis dans l'outil de gestion
o Suivi des devis en lien avec les équipes et relance clients si nécessaires
o Ouverture des dossiers clients et création des commandes
o Après réalisation de la prestation, saisie de l'activité nette en attendant la facturation
o Calculer les révisions de prix en fonction des marchés
o Etablissement de décomptes ou création de modèle de décompte pour les équipes
o Suivi de l'avancement des bons de commande
o Émission des factures clients, envoi au client ou dépôt Chorus Pro
o Suivi quotidien des factures émises et relances clients
o Suivi des anomalies et pénalités, enregistrement dans l'outil de gestion
o Participation à la clôture mensuelle
4. Fournisseurs & achats :
o Demande de devis fournisseurs et suivi jusqu'à validation
o Création des commandes et demandes de création fournisseur dans l'outil de gestion
o Suivi des achats de consommables, équipements du personnel, et locations de véhicules
o Suivi des commandes, relances fournisseurs en cas de retard ou nécessité de SAV
o Suivi des contrats de prestations externes (ménage, benne, contrôles, etc.)
o Validation des réceptions, factures et réalisation des évaluations fournisseurs
- Vous avez un diplôme de bac+2 (BTS Assistant de gestion et Assistant manager, gestion PME-PMI) ou équivalent
- Vous disposez d'une expérience de minimum 5 ans dans un poste similaire
- Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
- Vous avez dans vos précédentes expériences travailler avec un ERP (GX serait un plus ou similaire)
- Connaissance des documents techniques ou administratifs liés aux travaux publics (un atout)
- Vous avez des notions de comptabilité et de gestion
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