Un(e) adjoint(e) administratif(ve)

Vos missions en quelques mots Un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) - Affecté(e) à l’I.M.E. de Riencourt-lès-Bapaume Votre objectif : Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs. Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Assurer la gestion administrative, le suivi des dossiers des usagers et le soutien organisationnel de l’établissement afin de garantir le bon fonctionnement du service et la qualité de l’accompagnement. Vos principales missions : 1. Accueil et communication Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des partenaires Transmettre les informations aux équipes éducatives, médicales, paramédicales ainsi qu’aux services généraux Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives 2. Gestion administrative des usagers Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers via le logiciel MEDIATEAM (profil administrateur : création des dossiers, numérisation et intégration des documents) Assurer le suivi des admissions, des sorties et des orientations (MDPH, notifications), notamment via l’application VIA TRAJECTOIRE Élaborer les conventions liées à l’accueil des usagers (orthophonie, immersions, accompagnements partagés, etc.) 3. Secrétariat courant, suivi administratif et logistique Gérer le courrier entrant et sortant Transmettre les éléments liés aux ressources humaines (arrêts maladie, demandes d’absence, remboursements de frais, déplacements…) Organiser les rendez-vous auprès de la médecine du travail via l’application PADOA Effectuer les déclarations d’accidents du travail et de sinistres Mettre en forme divers documents (rapports, projets d’établissement, DARDE…) Suivre et mettre à jour les tableaux de bord (présences, absences, activité) Assurer la mise à jour régulière de l’application RESID ESMS (création et suivi des dossiers, gestion des PEC, suivi des absences, clôture) Compléter les enquêtes réglementaires (Sérafin, ANAP, rapport d’activité…) Rédiger les conventions avec les partenaires extérieurs (Éducation nationale, activités, partenariats…) Organiser et suivre les transports des usagers (élaboration des circuits, constats contradictoires, mises à jour) via le logiciel OPTIAGO 4. Gestion comptable Engager les dépenses en début d’exercice Établir les bons de commande liés aux dépenses courantes Contrôler et traiter les factures via le portail CHORUS (DGFIP) Assurer le suivi budgétaire (contrôle des engagements et de leur conformité avec le budget) Gérer les commandes de fournitures (scolaires, bureau, entretien, etc.) 5. Régie de recettes Encaisser les recettes Gérer les demandes d’avances de fonds en lien avec la trésorerie Tenir la caisse et suivre les justificatifs Contrôler les flux financiers et rendre compte au comptable public Utiliser le portail DFT NET (DGFIP) Profil recherché Pré requis : Maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook…) Expérience en milieu médico-social est un plus En complément de ces missions, et dans une logique de service public adaptable, vous pourrez être amené(e) à intervenir sur d’autres thématiques selon les priorités ou les besoins du service. Une réelle polyvalence est attendue. Qualités attendues : Pour réussir dans ce poste, nous recherchons une personne dotée d’un bon esprit d’équipe, capable de faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de disponibilité et d’écoute. La rigueur, la capacité d’adaptation, ainsi qu’un réel sens du service public seront essentiels pour mener à bien vos missions. Localisation Localisation : 1 RUE DE L'ABBE HALLUIN CS 20737 62031 ARRAS CEDEX Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Personnes à contacter j.bialecki@epdahaa.fr as.santer@epdahaa.fr