Assistant de cadre*stac/deleg

Vos missions en quelques mots - Prise en charge, avec un grand niveau d'autonomie, de la gestion et de la coordination logistique du site : - Accueil physique et téléphonique sur le site - Gestion du courrier à l'arrivée et au départ du site - Gestion des marchés et des conventions logistiques directement gérées par le service et interface pour leur mise en place/renouvellement avec le pôle achat concerné - Interface vers les services externes concernés (SIR-SUD, SIRGP, PFRA, DTI, etc) pour la gestion/mise en place/renouvellement des marchés de support logistique auxquels le STAC Toulouse adhère par leur entremise - Expression des besoins (annuel et pluriannuel) du site en matière budgétaire, montage, exécution et suivi du budget annuel sur l'année - Demandes d'établissement de devis - Expression des besoins en matière d'achats de biens et services (rédaction des rapports de présentation et réalisation des demandes d'achat -DA-) pour le site - Décision de l'engagement d'une dépense dans le respect de l'enveloppe allouée - Relance des fournisseurs (devis, prestations, facturation) - Validation métier (états de frais, constatation services faits) pour le site - Interface, coordination, pilotage et supervision des services rendus pour le compte de la logistique du STAC par les diverses parties prenantes - Inventaire et gestion des stocks et des fournitures - Interface avec l'assistant.e de prévention du site pour Assurer le respect des exigences réglementaires en matière de sécurité du site et de sécurité au travail - Diverses interventions épisodiques mais régulières, notamment : - Accompagnement des agents du SIR-SUD pour l'entretien des véhicules de services du STAC - Aménagement des salles de réunions - Identification des dangers éventuels sur le site - Vérification du bon état et du bon fonctionnement du site. - Support au directeur délégué pour : - La gestion de ses déplacements et de son planning - La gestion de la carte achat du site - L'organisation, le pilotage et le compte-rendu des réunions de coordination site - La préparation de dossiers particuliers, notamment ceux liés au site. le/la candidat.e pourra être amené.e, de manière accessoire, à intervenir également pour d'autres entitées du STAC, notamment ASID (administration, systèmes d'information et diffusion), ESSOP (Environnement, Sécurité des Systèmes et des Opérations, Planification) et ATMOCA (Assistance Technique à Maitrise d?Ouvrage des Concessions Aéroportuaires), sur un ou plusieurs des sujets suivants : - Saisies de certaines demandes d'achat et services faits dans SIF Formulaire - Vérifications sur l'usage des cartes achats (OF, dossier de justification, ) - Gestion P203 : DA/CSF des prestations sur budget général - Titres de recettes : propositions de titre, suivi paiements, tableau de bord Profil recherché La fonction d'accueil et de soutien logistique nécessite un taux important de présence physique sur le site. D'autres fonctions sont partiellement télétravaillables. La détention d'un permis de conduire valide, de type B, serait un plus Anglais: comprendre Communication: Communiquer à l'oral, Rédiger, Communiquer à l'extérieur au nom d'un service Organisation gestion: Gérer de manière autonome les priorités et les délais, Travailler en équipe ou en réseau, Coordonner différentes entités Anticipation: Avoir une vision d'ensemble, Assurer la veille, Expérimenter de nouvelles solutions dans un domaine Action: Exécuter des tâches ou procédures définies, Etre force de proposition, Déléguer, Faire progresser Diagnostic: Analyser le contexte, Evaluer les risques, Prendre en compte la diversité des paramètres Qualité prise de responsabilité: Maîtriser les contextes et enjeux, Prendre des décisions Savoir-être: Sens de l'analyse, Etre autonome, Avoir l'esprit d'équipe, Esprit de synthèse, Sens de l'initiative, Etre à l'écoute, Sens de l'innovation/créativité, Etre persévérant, Sens de la pédagogie, Sens critique, Curiosité intellectuelle, Faire preuve de diplomatie, Rigoureux, orienté process, Sens des relations humaines, Faire preuve de discrétion, Sens de l'organisation, Maîtrise de soi, Capacité d'adaptation, Sens des responsabilités, Réactivité Connaissances : - Connaissance générale du référentiel qualité ISO9001 - Connaissance générale des responsabilités du chef d'établissement (prévention, risques professionnels, etc) - Connaissances générales du contexte aviation civile, de la DGAC et de son organisation. - Connaissance des processus et procédures achats et marchés publics - Maîtrise des outils financiers côté prescripteur (ex SIF-Formulaire, CHORUS-Formulaire) - Maitrise des outils bureautiques (word, excel, messagerie, Teams, ESTEVE, DPF, etc). Certaines de ces connaissances pourront aussi être acquises par des formations dédiées. Éléments de candidature Personnes à contacter francis.brangier@aviation-civile.gouv.fr