Assistant administratif et agent billetterie (f/h)

À propos de nous

Ville de sculptures et d'histoire, carrefour géographique et économique, préfecture où se conce­ntrent services et i­nstitutions, cité du vivre ensemble et d'un tissu associatif des plus riches, Mont de Marsan offre un cadre de vie des plus agréables. Baignée par la lumière du ciel de la Gascogne, bercée par ses trois rivières, Mont de Marsan a tout pour séduire. Située à mi-distance entre l'océan Atlantique et la chaîne des Pyrénées, au sein de la plus grande forêt d'­Europe, Mont de Marsan offre un havre de paix et de bien vivre.

L'arrivée de l'autoroute A65 puis bientôt de la Ligne nouvelle à Grande Vitesse reliant le Nord au Sud de l'Europe, vont grandement contribuer à développer son rôle de carrefour économique qui a fait son histoire.
Mont de Marsan est un centre tertiaire et administratif de premier plan, technologique avec l'importante ­ ­Base aérienne 118, une ville culturelle et sportive aussi avec des ­événements et un club renommés. Mais surtout, Mont de Marsan est la ville du "bien vivre".

L’assistante administrative est en charge de la préparation, du suivi et de l'organisation matérielle et humaine des événements et animations. Elle assure également la billetterie en binôme avec la responsable billetterie.


Mission

Assistante administrative

Missions principales

• Gestion administrative de la Direction

• Gestion et suivi de toutes les manifestations gérées par la Régie des Fêtes

• Gestion de l'organisation opérationnelle des manifestations

Activités principales

• Suivi administratif : secrétariat, accueil physique et téléphonique, gestion des mails, préparation du conseil d'exploitation, préparation des projets de délibérations, arrêtés, comptes-rendus,

• Gestion et suivi des registres de courriers, conventions, délibérations, arrêtés et décisions.

• Gestion et suivi des relations avec l'ensemble des intervenants internes comme externes (associations, bénévoles, élus, ...)

• Gestion de l'ensemble des aspects liés à la conception, à la préparation et au bon déroulement des évènements (recherche et sélection de prestataires, fournisseurs, intervenants, réalisation de devis, installation et suivi logistique) - fêtes de la Madeleine, le Carnaval, la Fête de la Musique, braderie, et les animations de Noël.

• Planification de la réalisation des événements, animations, établir les différents documents tels que fiche-projet, rétroplanning

• Gestion des contrats de cession (bandas), convention de bénévoles,..

• Instruire et assurer le suivi de demandes d’occupation du domaine public lors des différentes manifestions

• Assurer le suivi de la manifestation sur le terrain

• Suivi des devis et factures (engagement des bons de commandes, suivi de facturation sur SEDIT)

• Réalisation de bilans pour chaque événementiel

Agent billetterie

Missions principales

• Binôme avec la responsable billetterie : vente au guichet et vérification des caisses, suivi et développement du fichier clients, suivi de la billetterie en ligne, participation à l'encadrement et la formation des saisonniers

Missions secondaires

• Seconder, remplacer le cas échéant le régisseur principal dans ses missions :

Suivi des dossiers, paramétrage du logiciel (plan, saison, réservoirs, statistiques), comptabilité de la billetterie,

Suivi de la régie de recettes et du compte bancaire, gestion des fonds vers le Trésor public

Activités annexes

• Correspondante informatique

• Correspondante COSS/ CNAS

EXIGENCES ET CONTRAINTES

Permis B indispensable

Statut : Titulaire, à défaut contractuel

Lieu : Régie des Fêtes, 479 avenue Maréchal Foch à Mont-de-Marsan

Horaires : 39 heures hebdomadaires / Présence indispensable pour les fêtes de la Madeleine et tous les autres

manifestations (soirs et week-end) / Heures supplémentaires selon nécessités de service /

Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l’abonnement

transport / / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif


Profil

Savoirs

Connaître la réglementation et la sécurité applicables aux manifestations en se déroulant sur le domaine public

Connaissance du milieu associatif

Une expérience préalable dans un service de billetterie est fortement souhaitée

Savoirs faire

Maîtrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, présentation, logiciels-métiers)

Maîtrise globale du fonctionnement administratif et institutionnel des collectivités locales

Savoirs être

Assiduité, rigueur, organisation, disponibilité, autonomie

Adaptation face aux imprévus, réactivité

Sens de l'initiative, de l'anticipation, du travail en équipe et en collectivité

Devoir de réserve (confidentialité)

Sens du service public