Assistant(e) service planning h/f

L'assistant(e) service planning assure la gestion et optimisation de la logistique pédagogique des formations longues en moyens humains et matériels (salles, plannings, formateurs)
Missions principales:
Mise à à jour les calendriers d'alternance, base heures et plan de formation.
Mise à jour la base Planning : calendriers, dispos des animateurs, référentiels des heures-groupes, création des cours.
Responsabilité de la réalisation et mise à jour de la base Excel, document clé pour la préparation de la planification de l'année suivante et de l'élaboration du montage du plateau technique avec les équipes pédagogiques
Elaboration des plannings en collaboration avec les responsables de pôles et responsables filières après validation du programme annuel des formations
Définition de l'affectation et de l'utilisation des salles destinées à l'enseignement dont le plateau technique pour les formations en hôtellerie restauration.
Saisie des contraintes de formation dans le logiciel en vue d'une planification linéaire sur l'année.
Gestion, au quotidien, des modifications de plannings et des remplacements de formateurs indisponibles.
Information auprès des formateurs, des responsables métiers et des assistantes des changements d'emploi du temps.
Gestion des remplacements et modifications de plannings tout au long de l'année en fonction des évènements
Veille du respect des plans de charge et du quota hebdomadaire d'enseignement.
Veille à l'optimisation des heures de cours hebdomadaire pour couvrir le programme de formation
Rigueur, organisation, adaptation
Dynamisme, écoute active et très bon relationnel
Capacité à gérer les priorités
Démontrer un esprit client interne / externe
Etre force de proposition et faire preuve d'initiatives
Capacité pour le travail en équipe
Capacité à rendre des comptes
Sens des responsabilités et capacité de prise en compte des enjeux
Bonne maitrise d'Excel