Secrétaire de coordination des admissions

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Service d'affectation
Cellule d'admission médicalisée

Présentation du service

L’Hospitalisation à Domicile de l'AP-HP prend en charge plus de 800 patients par jour soignés dans les mêmes conditions de qualité et de sécurité que dans un hôpital classique au domicile 24h/24 et 7j/7.
La cellule d'admission médicalisée est composée de 2 secteurs :
• Le secteur des admissions, composés de 15 secrétaires, ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30. Le week-end et jours fériées, ouvert uniquement pour la gestion des mouvements
• Le secteur médicalisé, composé de 2 praticiens d’HAD (en rotation) et 1 pharmacien en rotation, 2 infirmières de liaison en rotation, une IDEC de plateforme, un pédiatre, une infirmière puéricultrice et 3 secrétaires (4 ETP), ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30.
.
Ces 2 secteurs travaillent en étroite collaboration sous la responsabilité d’un cadre de santé.


Vos missions

Missions Générales :
- Assurer la gestion d’une demande d’HAD, à partir de la demande jusqu’à l’admission ou non du patient
- Assurer un accueil téléphonique de qualité : réceptionner, enregistrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques
Missions Permanentes :
- Répondre aux demandes d’admission des services prescripteurs : hôpital prescripteur, médecin de ville, ESMS...
- Elaborer le dossier de pré-admission du patient et assurer le suivi
- Vérifier l’identité du patient et l’ouverture des droits à la sécurité sociale
- Finaliser l’admission administrative
- Assurer une transmission rapide et efficace des informations auprès des différents partenaires (Médecins de coordination, IDE et cadre de coordination, IDELIA CAM, unités de soins…)
- Gérer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer et orienter les fax et les mails
- Classer et archiver les documents administratifs dans le dossier de soins informatisés
- Contribuer à la promotion de l’HAD de l’AP-HP
- Assurer les mouvements du week-end et les jours fériés
- Travailler en étroite collaboration avec le secteur parcours de la cellule pour la gestion des demandes d’admission ainsi qu’avec les coordinations
- Alerter sur les dossiers complexes
Missions Spécifiques :
- Assurer une continuité du service de 8h30 à 17h30, 7 jours sur 7
- Participer aux projets institutionnels et de service


Profil recherché

• Qualification en secrétariat
• Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
• Connaissances ORBIS, SAP appréciées
• Aptitude à la communication téléphonique
• Aptitude aux outils numériques
• Esprit de synthèse et de discernement
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Esprit d'équipe
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel


Horaires de travail
8h30/17h30, 7j/7

Télétravail
Oui

Vos avantages à l'AP-HP
Période d’intégration de 3 semaines minimum Ticket restaurant Remboursement Navigo à 75% Place en crèche, possibilité de logement Politique sociale attractive : prime d’installation, tarifs avantageux sur les loisirs, vacances, vie quotidienne, hoptisions


Description de l'hôpital
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.

Référence de l'offre
2025-14530