Anticipation, coordination et préparation des rendez-vous clés du DGA - Organisation, suivi et coordination du planning à forte volumétrie du directeur général adjoint, impliquant une coordination étroite avec les directions de l'association, les partenaires institutionnels et les tutelles.
Analyse des problématiques récurrentes et proposition de modes de fonctionnement alternatifs pour améliorer la coordination de jalons réguliers.
Anticipation des jalons associatifs et information au directeur général adjoint sur les échéances clés à venir en ce qui concerne les instances nationales, comités de directions, comités exécutifs, ainsi que les rendez-vous bilatéraux.
Conception et suivi d'un rétroplanning des rencontres clés du directeur général adjoint en matière de relations institutionnelles et de partenariats stratégiques : anticipation des étapes préparatoires, coordination avec les acteurs institutionnels et partenaires.
Coordination et préparation des rendez-vous et déplacements (consolidation des documents utiles, logistique).
Préparation et suivi des réunions des instances stratégiques du directeur général adjoint et des séminaires qu'il organise (suivi de la validation des ordres du jour, consolidation de la documentation, coordination des invitations, coordination des intervenants, etc.).
Pilotage de la logistique événementielle (déroulé minute, parcours des participants), commandes de prestations dans le respect du budget (lieux, repas, pauses).
Gestion et diffusion des informations clés - Coordination des courriers sensibles adressés au président, à la directrice générale ou au directeur général adjoint. Vérification du bon suivi des procédures de l'association et sensibilisation des acteurs concernés à leur propos au besoin. Information du directeur général adjoint concernant le bon suivi de ces courriers par les directions concernées.
Contribution aux projets de mails, courriers, comptes-rendus, notes de service, etc.
Gestion des droits d'accès aux espaces numériques de travail et création des fichiers partagés.
Préparation des notes de déplacement (direction générale, présidence) pour les éléments qui relèvent des établissements.
Relais des informations clés en provenance du cabinet de la présidence et de la directrice générale.
Coordination et appui administratifs de la direction générale adjointe (ex. : saisie des notes de frais, suivi des demandes d'engagement de dépense dans le respect des procédures de l'association, signature des demandes de règlements et devis, gestion des différents abonnements de la DGA, suivi des dépenses).
Profil recherché
* Une première expérience professionnelle confirmée en appui de dirigeant
* Une bonne gestion de la pression et une orientation solutions
* De grandes compétences relationnelles
* Maîtrise complète des outils et logiciels d'analyse de données, de rédaction et de présentation (pack Microsoft ou suite Google)
* Capacité à appréhender des organisations complexes
* Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
* Compétences rédactionnelles
* Une première connaissance du secteur non lucratif (public ou associatif) et/ou du secteur sanitaire, médico-social, social ou de la Petite Enfance serait un plus
Expérience souhaitée : Intermédiaire
Date de prise de poste souhaitée : 23.06.2025
Prime de fin d'année : Oui
Ségur 2 : Oui
RTT / JREP : Oui
#J-18808-Ljbffr
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