Description du poste
L’un de nos adhérents, PME industrielle de 13 collaborateurs créée en 1994, spécialisée dans la conception de véhicules tout-terrain adaptés aux besoins des administrations françaises, recherche son/sa futur(e) assistant(e) administratif(ve) & commercial(e) pour accompagner le développement de son activité défense et administrations.
En lien étroit avec le Responsable commercial dédié aux marchés publics, vous serez un véritable pilier dans la gestion des projets institutionnels (ministère des Armées, UGAP, collectivités).
Votre rôle:
Vous serez le lien opérationnel entre l’entreprise, les acheteurs publics, les utilisateurs finaux et les équipes internes.
Votre mission : garantir le bon déroulement administratif, logistique et commercial de chaque commande dans le respect des exigences des clients institutionnels.
Vos principales missions:
1. Suivi administratif et commercial des dossiers clients publics
Gérer les demandes entrantes (mails, appels) et le suivi des projets.
Réaliser les documents de livraison, d’immatriculation, et de garantie.
Suivre les échanges avec les plateformes institutionnelles.
Préparer les attestations d’admission et éléments de facturation finale.
2. Coordination des commandes UGAP
Rédiger les répartitions des commandes entre les différents acteurs.
Suivre les approvisionnements, reliquats, stocks et livraisons.
Participer à l’actualisation du catalogue UGAP et à la préparation des renouvellements.
3. Appui logistique & suivi technique
Planifier les livraisons, transports, et visites de pré-livraison.
Organiser la réception client, les accès aux sites sécurisés, le suivi post-livraison.
Gérer les lots de pièces détachées (préparation, conditionnement, fichiers d’inventaire).
4. Mise à jour des bases de données & reporting
Assurer le suivi des commandes et projets via les outils internes (fichiers de suivi, TEAMS, récapitulatifs de commandes).
Mettre à jour les suivis de stock, commandes de démo, livraisons, reliquats.
5. Participation à la vie commerciale
Préparer les événements, salons, démonstrations (logistique, coordination et déplacements exceptionnels à prévoir).
Participer ponctuellement à la communication (site internet dédié, fiches produits).
Appuyer l’équipe sur le suivi de certaines opérations spécifiques (réparations, demandes de financement, transferts de véhicules…).
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