Raison d'être du poste
En binome avec la seconde secrétaire, assurer le secrétariat du pôle de direction (directrice et directeurs adjoint.es, chargé.es de mission, pôle système dinformation et études, pôle communication) et le Service affaires générales SAG afin d'optimiser la gestion administrative de leur activité et garantir la bonne circulation des informations au sein de la Direction.
Missions principales
- Gérer les agendas, préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels du pôle de direction (fonds de dossiers, ordres du jour, réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques, accueil physique des rendez-vous)
-Assurer le suivi et la diffusion des flux de communication et d'informations entrants et sortants de la direction : réception, tri et aiguillage des courriers, notes et courriels externes et internes au sein des équipes, gestion des appels téléphoniques et prise de messages, gestion des parapheurs.
-Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi communs à l'ensemble des services de la direction, notamment ceux concernant la programmation des rapports présentés à l'assemblée délibérante, contribuer à l'archivage physique et numérique.
-Garantir l'accueil des nouveaux arrivants du Pôle de la direction dans de bonnes conditions en lien avec le SAG en effectuant les demandes logistiques, informatiques, matérielles du quotidien.
-Assurer la coordination de son activité avec celle des divers secrétariats de la collectivité et la mise à jour des contacts.
Profil
1. Savoir travailler en équipe et utiliser et/ou développer des méthodes de travail partagées
2. Savoir transmettre des informations
3. Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
4. Savoir faire preuve d'organisation, de rigueur, d'adaptation et de disponibilité
5. Savoir gérer les priorités
6. Renseigner des documents de suivi et tableaux de bord
7. Savoir utiliser et mettre à jour des supports de renseignement, listes, annuaires, internet, organigrammes
De formation de niveau d'études BAC
Diplômes requis : Diplôme nécessaire pour accéder au cadre demplois des rédacteurs territoriaux
Informations complémentaires
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier, le Département sinstallera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
Un nouvel environnement de travail à limage des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !
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