Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions, faire le lien pour les manifestations entre l'accueil et réservation des salles, police municipale pour l'occupation du domaine public et services techniques pour la demande de matériels.

- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande Missions / conditions d'exercice Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions, faire le lien pour les manifestations entre l'accueil et réservation des salles, police municipale pour l'occupation du domaine public et services techniques pour la demande de matériels.

- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande Profils recherchés Compétences requises

- Expérience confirmée dans le lien avec les administrés
-Stratégie de communication
- Maîtrise des dossiers administratifs : word, excel, tableaux financiers

Connaissances/savoir
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Maîtrise de l'informatique et plus particulièrement des logiciels métiers
- Connaissance du contexte local.

Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : DGS.