Coordinateur accueil et assistant de direction - musée h/f

Descriptif et missions
Coordinateur(ice) accueil et assistant(e) de direction - Musée H/F Ce poste est à pourvoir à Gap.
Coordinateur(ice) accueil et assistant(e) de direction - Musée H/F
Coordination de l'accueil et de la surveillance du musée et appui à l'organisation des activités du Service des publics
- Gestion du planning de l'équipe accueil et surveillance pour garantir une ouverture du musée toute l'année (6 jours sur 7, horaires variables selon saison), et sur des évènements ponctuels en nocturne
- Gestion du planning d'astreinte bâtimentaire.
- Accueil physique et téléphonique des intervenant.e.s, des groupes, des prestataires tous les matins et parfois des après-midis en remplacement de l'agent d'accueil
-Appui à l'organisation des évènements du services des publics, des vernissages des expositions.
- Prise de réservation des groupes et du public individuel (via la plateforme Publik)
- Suivi des prestations d'entretien des locaux en lien avec la Direction des Bâtiment
- Régisseur de recettes adjoint
Communication
-Participation au groupe communication
-Mise à jour des informations du site internet, APIDAE (actualités) et communication page Facebook et àl'accueil du musée.
-Relecture et diffusion de l'agenda culturel trimestriel.
Coordination des ressources humaines
Suivi du temps de travail des agents et gestion du planning général (congés, formations, déplacements)
Référent Chronos (applicatif RH)
Déclarations des heures supplémentaires
Coordination de l'accueil de stagiaires et des emplois d'été (2 en juillet, 2 en août)
Suivi des recrutements et accompagnement des nouveaux agents
Suivi du plan de formation
Relais des actualités RH de la collectivité
Appui à l'organisation des réunions de service et comptes-rendus
Appui à l'organisation de la campagne d'entretiens annuels et mise à jour des fiches de poste
Appui au déploiement du projet de service

Gestion administrative et financière
- En binôme avec la comptable du musée et le Service budgétaire et comptable du Pôle Cohésion Sociale et Solidarités : suivi et exécution du budget du service des publics (45 000 EUR annuel), gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures
Secrétariat du service
-Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés
-Suivi des messages téléphoniques
-Suivi / gestion de la boite mail institutionnelle du musée
Profil recherché
Coordinateur(ice) accueil et assistant(e) de direction - Musée H/F Permis de conduire : B

Formation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC)

Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT
MESSAGERIE

Application métier : Chronos, Grand Angle

Savoirs :
Connaissance du fonctionnement des établissements culturels recevant du public
Gestion du temps de travail des fonctionnaires territoriaux
Connaissances des enjeux du budget et de la comptabilité en collectivité territoriale
Parfaite maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, Powerpoint)
Parfaite maitrise de l'informatique, site internet, logiciels RH et comptables
Connaissance de l'environnement institutionnel et politique de la collectivité

Savoir être
Ponctualité, soin, précision et méthode
Disponibilité
Écoute
Polyvalence et gestion des priorités
Esprit d'équipe et communication fluide
Sens de l'accueil
Rigueur et sens du classement
Goût pour le développement culturel en milieu rural et le service public
Créativité

Capacités organisationnelles
Coordination et management transversal
Techniques d'accueil des publics

EC20667
Avantages collectifs au travail
Coordinateur(ice) accueil et assistant(e) de direction - Musée H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Prise en charge Mutuelle
- Amicale du personnel
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- Bilan de compétence/carrière
- RIFSEEP

Description de la collectivité

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.