Rattaché(e) à la responsable du secrétariat général, vous êtes en charge du suivi administratif des actes de la collectivité.
VOTRE QUOTIDIEN
•Assurer de manière polyvalente le secrétariat de la direction en collaboration avec les autres assistantes : traitement quotidien du courrier, envoi/réception des actes administratifs en préfecture sous format dématérialisé ou non, saisie des délibérations dans Airs Délib, rédaction et mise en forme de courriers et de notes internes, affichage légal des actes administratifs, …
•Garantir un appui à la préparation et à la gestion des séances (bureaux et conseils communautaires) :
-Gestion des calendriers et des convocations, saisies dans le progiciel des actes du Secrétariat Général, établissement et diffusion des documents liés aux séances (ordres du jour, notes de synthèse, délibérations, comptes rendus et procès-verbaux des séances…), télétransmission des actes en préfecture…
-Classement, tenue des registres, du recueil des actes administratifs et archivage des séances…
•Assurer le rôle de référent dans l’un des domaines suivants : Courrier, Contrôle de légalité, Registre et recueil des actes administratifs.
Chaque assistante administrative du Secrétariat Générale des Assemblées est désignée référent dans l’un des domaines précités. Le référent est en charge du suivi des missions et de leur évolution. A ce titre, il est l’interlocuteur privilégié des services de l’Agglomération.
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