Gestionnaire administrative direction générale et de monsieur le maire - chaponnay

Vos missions en quelques mots La commune de Chaponnay recrute un(e) Gestionnaire Administrative de la Direction Générale et de Monsieur Le Maire sous la responsabilité de Monsieur le Maire et du Directeur Général des Services, vous serez en charge de la gestion administrative du secrétariat de Monsieur le Maire et des élus, ainsi que du CCAS, et du pilotage de divers dossiers administratifs en lien avec la Direction. Véritable interlocuteur(trice) de l'ensemble des services de la collectivité et des élus, vous serez également en lien avec les différentes instances rattachés à la commune (CCPO, CDG69, Département, Région Préfecture, Trésor Public). 1. Secrétariat de Monsieur le Maire et des élus - Organiser les réunions et planifier l’agenda du Maire et des élus - Assurer la diffusion et le suivi des courriers, des parafeurs et prendre en charge la rédaction de certains courriers y compris la répartition auprès des services et élus - Gérer les dossiers de certains adjoints - Accueil téléphonique - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Contribuer à la préparation des cérémonies, commémorations, manifestations et inaugurations liées aux activités de l’exécutif 2. Gestion du CCAS - Elaborer et suivre le budget et gérer la comptabilité. - Préparation Préparer le Conseil d’Administration du CCAS : préparation des dossiers, saisie des délibérations, convocation et traitement des suites de la réunion, -Elaborer des contrats avec le Département. -Gérer divers dossiers, dont les dossiers d’aide sociale et divers courriers. - Gérer la régie « dons et quêtes CCAS » - Contribuer à la préparation des cérémonies, commémorations, manifestations et inaugurations liées au CCAS - Mettre en œuvre les projets liés à la politique de l’action sociale et piloter les évènements à destinations des usagers 3. Pilotage de divers dossiers administratifs de la Direction (notamment le conseil municipal et les décisions) - Préparer le Conseil Municipal : préparation des dossiers, saisie des délibérations, convocation et traitement des suites de la réunion, - Transmettre au contrôle de légalité - Tenir à jour le registre des délibérations - Gestion des décisions du Maire en lien avec le DGS (rédaction, lien préfecture…) - Accompagner la montée en puissance de l’accueil en lien avec les sujets du traitement de la demande et de l’utilisation des espaces de la collectivité - Suivre les conventions et leurs archivages - Support dans le dossier de l’arborescence réseaux et mise œuvre de l’organisation de la collectivité - Suivi et conception des demandes de subventions Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail Confidentialité liée à la complexité des dossiers Profil recherché Savoir-faire - Maîtrise des règles administratives (CGCT, CGI) - Connaissance fonctionnement des collectivités - Maîtrise des logiciels de bureautique - Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes - Connaissances en droit public - Maitrise des logiciels métiers - Connaissance des outils comptables et de gestion - Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique) Méthodologies et outils d'analyse des coûts - Procédures d'attribution et arbitrage budgétaire - Principes de représentation graphique de données chiffrées Savoirs comportementaux - Rigueur et organisation - Autonomie et polyvalence - Efficacité et adaptabilité - Respect des obligations de discrétion, de réserve et de confidentialité. - Être force de proposition - Sens du service public - Bon relationnel Diplôme de type Bac2 ou expérience significative sur un poste similaire