La Direction des Affaires Culturelles est en charge de la conception et la production d’expositions en gares sur l’ensemble du territoire français en partenariat avec des institutions culturelles locales et nationales. L’équipe est répartie en trois pôles : production, coordination/communication et évènementiel. Vous aurez comme rôle principal d’assurer le bon fonctionnement administratif du service, notamment via les missions suivantes : Assister le Directeur des Affaires Culturelles Gestion de l’agenda du directeur et de ses déplacements Gestion notes de frais du directeur Préparation des dossiers avant les réunions (internes et externes) ou rencontres avec les partenaires : Préparation de l’ordre du jour et des documents supports, impressions si nécessaire Rédaction de comptes rendus de réunion et envoi aux parties prenantes concernés Assurer la gestion administrative du service Gestion des finances du service (traitement des devis, factures) en lien avec la direction financière de Retail Vision d’ensemble de la situation financière du service à travers la mise à jour quotidienne d’un tableau budgétaire complet Pilotage des Conventions de partenariat : proposition d’une première version, aller-retour avec les partenaires en lien avec la Directrice adjointe, passage en signature, archivage et suivi du paiement des partenaires Gestion des contreparties (invitations, livres…) et tenue d’un tableau de suivi correspondant Mise à jour du fichier des partenaires culturels Traitement du courrier et des réponses Gestion de la boîte mail générique (lecture et transfert des demandes inscriptions des invitations aux vernissages et autres événements culturels.) Archivage des dossiers papier et dossiers numériques Faciliter le quotidien du service Organisation des réunions de service hebdomadaires, établissement de l’ordre du jour, rédaction et diffusion du compte rendu Appui à l’équipe en cas de besoin lorsque l’actualité est chargée Organisation de réunions régulières avec le réseau des communicants, proposition de l’ordre du jour en fonction des sujets d’actualité Pilotage des opérations « influence culture » (type à Arles ou au Festival d’Angoulême) en présence de la Direction générale de Retail et/ou de Gares & Connexions
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