Assistant administratif conception - h/f - grand frais caisses

Le poste Au sein du service administratif et en étroite collaboration avec les responsables conception et travaux ainsi que nos partenaires, vous intervenez comme un véritable pilier administratif des projets de conception. À ce titre, vos principales missions sont les suivantes : Gestion administrative des projets et des chantiers : Assurer le suivi des obligations administratives et réglementaires liées aux projets (autorisations d’urbanisme, DROC, DPSPS, DAACT…). Gérer les démarches auprès des concessionnaires et organismes externes (mairies, architectes, MOE, huissiers, fournisseurs…). Créer et suivre les projets sur les outils de gestion (ZOHO, Sharepoint, Diagram, Docuware). Constituer, compléter et classer l’ensemble des dossiers administratifs et techniques des projets. Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus de réunions, courriers et documents contractuels. Préparer et suivre les contrats architecte et MOE (lettres de mission, contrats de maîtrise d’œuvre). Suivi budgétaire et facturation Mettre à jour et diffuser les estimations financières des projets. Suivre, contrôler et pointer les factures liées aux projets (honoraires, situations de travaux, DGD). Vérifier la conformité des factures et assurer leur transmission aux services concernés selon les process internes. Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire et les tableaux de bord du pôle conception. Assurances et dossiers spécifiques Constituer et compléter les dossiers d’assurance Dommage-Ouvrage (DO). Monter les dossiers CEE et assurer leur transmission. Veiller à la conformité administrative des entreprises intervenantes (Kbis, assurances, sous-traitance, contrats…). Support administratif général Participer à l’organisation générale de la structure : accueil téléphonique, gestion du courrier, commandes de fournitures. Assurer le relais avec l’assistant administratif conception travaux en cas de besoin. Profil recherché Vous disposez : D’une excellente maîtrise des tâches de secrétariat : gestion d’agenda, accueil physique et téléphonique, organisation administrative. D’une parfaite aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, bases de données). De bonnes connaissances en gestion administrative et comptable. D’une capacité à travailler dans un environnement structuré, dynamique et collaboratif. Vous êtes reconnu(e) pour : Votre rigueur, votre organisation et votre réactivité. Votre sens de l’ anticipation et votre autonomie. Votre bon relationnel, votre sens du service et votre goût du travail bien fait. Votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec méthode et fiabilité. Informations complémentaires : Poste à pourvoir en CDI dès que possible Rémunération selon profil et expérience sur 13 mois Télétravail autorisé (2 jours par semaine) Poste à pourvoir à Chessy (77) La diversité est une force, nous nous engageons à traiter toutes les candidatures sans critère de discrimination. Éléments nécessaires pour postuler Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription. Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services. Document(s) : Curriculum Vitæ 77700 Chessy, Seine-et-Marne, Île-de-France