À propos de nous
L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.
Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.
Forte des 22 000 étudiants, 1 400 enseignants-chercheurs et chercheurs et 1 100personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.
L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.
L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.
L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.
Mission
LE SERVICE ET L’ÉQUIPE
La Faculté de Médecine et des Sciences de la Santé de Brest est l’une des 7 facultés de l’Université de Bretagne Occidentale (UBO). Elle a pour rôle de former des professionnels de santé, des professionnels de l'action sanitaire et sociale et des chercheurs.
L’Unité de Formation et de Recherche (UFR) Médecine accueille un volume de 4000 étudiants, toute filière confondue.
Le Service Scolarité de la faculté compte 18 agents (dont 3 cadres) répartis en 3 cycles : 1er cycle (Pôle PASS-L.AS + DFGSM) LMD, 2ème cycle et 3ème cycle.
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, vous aurez la responsabilité du Service Scolarité du 1er cycle et superviserez l’ensemble des activités liées à la scolarité administrative de l’inscription des étudiants à la délivrance des diplômes.
Vous managerez une équipe de 7 agents répartis dans 3 bureaux :
- Pôle PASS (Parcours Accès Santé Spécifique) -L.AS (Licence Accès Santé)
- DFGSM (Diplôme de Formation Générale en Sciences Médicales) 2ème et 3ème année de médecine
- Pôle LMD (Licence, Master, Doctorat)
Vos activités ?
- Vous accueillez et informez les étudiants et enseignants.
- Vous organisez le calendrier pédagogique de la vie étudiante et sa mise en œuvre (inscriptions, examens et concours, emploi du temps, délibérations, diffusion des résultats, portes ouvertes, etc.).
- Vous encadrez, coordonnez et animez le Service Scolarité du 1er cycle composé de 3 agents pour le Pôle PASS-L.AS, 2 agentes au sein du bureau DFGSM et enfin 2 agents au sein du bureau LMD.
- Vous pilotez les actions de communication et d’information à destination des étudiants et les manifestations institutionnelles (ex : concours de sélection à l’accès aux filières de santé (PASS-L.AS).
- Vous vous assurez de la bonne organisation de l’ensemble des examens notamment les épreuves de sélection PASS et L.AS qui se déroulent sur le site du Parc des Expositions de Penfeld (confidentialité des sujets, organisation des surveillances, collation des notes, établissement des PV dans le respect des MCC, préparation des délibérations du jury…).
- Vous êtes en charge du contrôle de l’application informatique APOGEE et garantissez la saisie et mise à jour des structures d’enseignement, des charges d’enseignement, des modalités de contrôle des connaissances dans le respect de la réglementation et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.
- Vous apportez une assistance et une expertise en matière de scolarité (réglementation et logiciel) aux enseignants et aux personnels du service.
- Vous mettez en place les commissions pédagogiques et préparez les documents en vue des réunions de cette instance.
- Vous suivez et contrôlez les indicateurs et les remontées statistiques vers les services centraux.
Profil
VOTRE PROFIL
Titulaire de la fonction publique de catégorie A ou détenteur(rice) d’une formation de niveau bac+3 à bac+5, vous justifiez d’une expérience significative dans le domaine administratif.
Vous possédez des connaissances sur l’organisation et le fonctionnement supérieur ainsi que sur la réglementation applicable à la scolarité. Vous êtes idéalement familier(ère) avec l’offre de formation spécifique aux études de médecine.
Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques. Une aisance avec le logiciel APOGEE serait un atout apprécié.
Vous accomplissez vos missions avec rigueur et méthode, ce qui vous permet de travailler dans l’urgence et de prioriser vos tâches.
Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences organisationnelles ainsi que pour vos aptitudes rédactionnelles.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes apprécié(e) pour votre sens du contact et des responsabilités.
Réactivité, confidentialité et diplomatie sont des qualités indispensables à l’exercice de la fonction.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
•Intégrez une université innovante et internationale qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
•Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
•Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
•Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l’esprit libre .
Nos atouts :
•Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
•Signataire de la charte de la parentalité
•Possibilité de travailler en 4,5 jours
•Possibilité de télétravailler partiellement à compter de 3 mois d’ancienneté (selon conditions)
•45 jours de congés annuels
•Accès au restaurant universitaire
•Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
•Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
•Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…
Pour mieux nous connaître :
Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO
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INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Type de recrutement : par voie de mutation ou par voie contractuelle
Type de contrat : CDD
Quotité de travail : 100%
Nombre de postes à pourvoir : 1
Durée de contrat : 11 mois (renouvelable)
Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00
Date de début de contrat : 01/10/2025
Date de fin de contrat : 31/08/2025
Adresse de travail : 22 avenue Camille Desmoulins – 29200 Brest
Intitulé Emploi-type UBO : Responsable de scolarité
Catégorie : A
Rémunération brute mensuelle :
- pour la voie contractuelle : 1963,94€ (possibilité de revalorisation selon expérience)
- pour les titulaires : selon le statut
Candidature : CV + Lettre de motivation + Questionnaire candidat (transmis à la réception du dossier de candidature)
Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur
Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier, entretien présentiel
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