Gestionnaire financier et adminsitratif (h/f)

Informations générales Organisme de rattachement Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris Référence 2026-2167185 Date de début de diffusion 27/01/2026 Date de parution 27/01/2026 Versant Fonction Publique Territoriale Catégorie Catégorie A (cadre) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Gestion budgétaire et financière - Gestionnaire d'actifs Statut du poste Vacant Intitulé du poste Gestionnaire financier et adminsitratif (H/F) Descriptif de l'employeur L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris - PSL (ESPCI Paris - PSL) est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie. Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective. Descriptif du service Le.a gestionnaire à la Direction des Etudes est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la directrice des Etudes. La Direction des Etudes de l’ESPCI Paris - PSL gère la scolarité de 400 étudiants encadrés par 75 enseignants chercheurs titulaires et environ 100 vacataires. Le service administratif de la Direction des Etudes est composé d’une équipe de 6 personnes. Description du poste Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses missions au sein de la Direction des Études et devra s’approprier l’usage de logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL). Encadrement : une Assistant.e Administratif.ve Missions principales o Gestion budgétaire - Participation active à la gestion et à l’exécution budgétaire de la Direction des Études - Suivi et analyse de l’exécution budgétaire : contrôle des engagements, des dépenses et des crédits disponibles, identification des écarts, alerte d’ajustement auprès de la hiérarchie - Élaboration et gestion des bons de commande dans le respect des procédures - Contrôle et suivi des factures et services faits - Suivi des crédits engagés et consommés - Gestion et suivi de la carte achat o Gestion administrative et logistique - Gestion et coordination de l’agenda et du courrier de la Directrice des Études - Préparation, organisation et coordination d’évènements (audits, remises des diplômes, réunions spécifiques) - Suivi et mise à jour des tableaux de bord - Gestion, fiabilisation et archivage numérique des documents dans le logiciel de scolarité Oasis et dans le dossier partagé de la Direction des Études o Gestion des stages - Gestion administrative et réglementaire des conventions de stage (cycle ingénieur, UROP, CIMES) - Validation administrative des conventions dans le respect des cadres réglementaires en vigueur - Veille sur la réglementation des stages - Suivi du circuit de signatures, contrôle des assurances et pièces obligatoires, gestion des anomalies - Classement et archivage numérique des conventions garantissant la traçabilité o « Retours prépa » - Gestion administrative et budgétaire des « retours prépa » o Taxe d’apprentissage - Participation à la gestion et au suivi de la taxe d’apprentissage - Suivi et mise à jour du listing des entreprises partenaires : fiabilisation des données, actualisation des contacts - Contribution aux actions de sollicitation des entreprises : préparation des campagnes o Encadrement et coordination d’une assistante administrative - Supervision d’une assistante administrative en soutien des missions de la Direction des Études - Planification et suivi des tâches confiées - Accompagnement sur les procédures internes (budget, stages, archivage …) - Coordination et organisation du travail en équipe pour assurer la continuité des missions Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service. Descriptif du profil recherché Compétences Savoir faire Capacité à analyser l’exécution budgétaire et à sécuriser les dépenses Capacité à fiabiliser, consolider et exploiter des données administratives et financières Capacité à encadrer fonctionnellement une assistante administrative Répartitions, suivi et contrôle des tâches confiées Capacité à organiser le travail en équipe et à assurer la continuité de service Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) Maitrise des outils spécifiques de scolarité (Oasis) et du budget (Ciril) Savoir être Autonomie : capacité à organiser son activité, à prioriser les urgences et à rendre compte à la hiérarchie Esprit d’analyse et de synthèse Rigueur et méthode : précision dans le traitement des informations, respect des procédures et sécurisation des données Sens de l’organisation : gestion simultanée de plusieurs dossiers et respect des échéances Qualités relationnelles : écoute, diplomatie et capacité à coopérer avec des interlocuteurs variés (agents, enseignants, étudiants, partenaires externes) Sens du travail en équipe et de l’encadrement : capacité à accompagner, coordonner et soutenir une assistante administrative Discrétion professionnelle Informations complémentaires Informations complémentaires CONTACT Prénom et NOM : Johan Jacobson Fonction : Chargée de mission recrutement et formation Téléphone : 01 40 79 58 23 MODALITÉS DE RECRUTEMENT Catégorie : B Filière : Administrative Corps : Adjoint administratif Le poste est à pourvoir : par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ; par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques ; par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires. Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement@espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires) Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire. ACCÈS Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75) Géolocalisation du poste Paris, France Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 10 Rue Vauquelin - 75005 Paris Date de vacance de l'emploi 01/03/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) recrutement@espci.fr Contact 1 recrutement@espci.fr