Chargé(e) d'accueil/ secrétaire - cdd (h/f)

L'association OÏKOS recrute un/e chargé/e d'accueil - pour la Maison de quartier Gilberte Marin-Moskovitz.

Cadre général de l'emploi :

OÏKOS est une association Loi 1901 créée à l'automne 2016. Depuis le printemps 2017, elle porte 7 centres culturels et sociaux et maisons de quartier belfortains. Actuellement, l'association compte 3 120 adhérents et 45 salariés.

Missions :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Orientation du public vers les autres salariés du centre, au besoin
- Gestion du fichier des adhérents du centre
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, distribution et envoi)
- Gestion administrative des instances du centre (conseil de centre et assemblée des adhérents du centre)
- Rédaction des comptes-rendus des réunions d'équipe du centre
- Tenue à jour du planning de location des salles du centre
- Rédaction des conventions de location et de mise à disposition des salles du centre
- Suivi de stocks, recueil des besoins d'achats de l'ensemble des salariés du centre, gestion des approvisionnements et suivi des commandes
- Affichage des procédures de sécurité actualisées dans les salles
- Vérification des données relatives à l'Accueil Collectif de Mineurs, puis facturation et gestion des règlements
- Suivi des impayés de l'Accueil Collectif de Mineurs et information trimestrielle de la direction du centre
- Préparation des remises de chèques et des remises d'espèces
- Suivi et gestion de la caisse et tenue à jour du journal de caisse
- Classement et archivage
- Réalisation de photocopies, d'impressions et de scans pour les usagers du centre
- Participation à la préparation et à la mise en œuvre des événements d'animation globale portés par le centr

Profil recherché :

Qualités professionnelles requises :

- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s'adapter aux situations d'urgence
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à prendre des initiatives
- Discrétion professionnelle
- Capacité d'adaptation et polyvalence

Dossier de candidature :
Il devra impérativement comporter un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation. Il devra être transmis à l'attention de Madame Lamiae Setta, coordinatrice RH et Paie (rh.siegeoikos@oikos90.fr) et Madame Emilie Lang de la Maison de quartier Gilberte Marin-Moskovitz (dir.mqgmm@oikos90.fr).