PROFIL DU POSTE
De formation BAC+2, vous justifiez d'une expérience significative et réussie d'assistant(e) de direction, idéalement dans le milieu associatif.
Vous assurerez un remplacement jusqu'au 20 juillet, prolongé éventuellement par la suite.
LES MISSIONS
- Assurer le secrétariat de la direction générale, la gestion des plannings, la réception des courriers, le classement et l'archivage, la diffusion de documents (courriers, messagerie), l'organisation des réunions
- Être le point de contact central pour les interlocuteurs internes et externes, en facilitant la communication avec la Direction Générale
- Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus
- Créer des notes de services et des procédures
- Assurer le secrétariat administratif de la vie statutaire de l'association
- Assurer le suivi des assurances automobiles et des biens immobiliers (sinistralité, nouveaux contrats.)
Missions supplémentaires confiées
- Elaborer le plan de développement des compétences avec son suivi, saisir et renseigner le webservice de l'OPCO afin d'obtenir les remboursements des formations
- Gérer la création et la diffusion des annonces des postes à pourvoir auprès des organismes partenaires
- Assurer, en appui, la gestion, le renouvellement des parcs matériels (automobiles, téléphonie.) ainsi que l'alimentation des tableaux de bords sur le suivi des moyens généraux (parc informatique, véhicules)
- Gérer en appui, les relations avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats
- Assurer l'interface avec les autres services de l'association en interne et les partenaires extérieurs (Conseils départementaux, ARS, associations .)
COMPETENCES ET CONNAISSANCES
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance du pack Office et SharePoint et les outils de travail collaboratif (Teams).
- Maîtrise de l'orthographe
- Anticiper et faire preuve de réactivité
- Être force de proposition
QUALITES et CAPACITES RECHERCHEES
- Sens élevé de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité..)
- Poste qui demande une réelle polyvalence
- Aptitudes relationnelles
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