Coordonnateur des secretariats medicaux h/f

COORDONNATEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX H/F
CHULILLE1637
La mission s’inscrit dans une direction regroupant plusieurs équipes
Coordination des secrétariats médicaux
Conseil en organisation
Plateforme téléphonique
Contrôle de gestion


Dans le versant performance des organisations et des projets, elle est notamment chargée de coordonner, piloter ou accompagner des projets de transformation des organisations visant à améliorer le service rendu aux patients et la performance. Elle contribue à la mise en œuvre des chantiers prioritaires du projet d’établissement : l’accueil, l’accessibilité, le virage ambulatoire, la démarche zéro papier….

L’équipe coordination des secrétariats médicaux a pour mission de contribuer à l’organisation et à l’optimisation des activités et des pratiques des secrétariats médicaux au sein de l’établissement.

MISSIONS PRINCIPALES
Conseiller les responsables de pôles sur l’optimisation de l’organisation des secrétariats médicaux.
Accompagner le recrutement et la formation des AMA, veiller au respect des bonnes pratiques professionnelles en coordination avec les cadres de santé ayant en charge leur management hiérarchique.
Contribuer, piloter et/ou mettre en œuvre des projets institutionnels ayant pour objectifs l’optimisation des outils et usages de la bureautique médicale, la qualité du dossier patient, l’amélioration de l’accueil et de l’accessibilité pour les patients, le développement des services numériques.

ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion de projet :
Participer à l’élaboration et à la conduite de projets institutionnels
Accompagner les pratiques professionnelles : outils, formation, référentiels de bonnes pratiques
Réaliser des analyses organisationnelles et études de charges de travail permettant de conseiller les responsables de pôle
Organiser, animer des groupes de travail dans son domaine d’activité, en lien avec l’encadrement des pôles.

Expertise métier :
Contribuer à la conception, formalisation et supervision de l'application des protocoles, procédures, chartes et modes opératoires relatifs à son domaine
Contrôler la qualité des prestations des secrétariats médicaux, dans son domaine d'activité
Harmoniser les pratiques des secrétariats médicaux, formaliser les bonnes pratiques, rédiger des référentiels métiers
Contrôler le respect des bonnes pratiques, élaboration et mise en œuvre de plans d'action
Contribuer à l’évaluation de la politique de recrutement, des tests et passation des épreuves de sélection des nouvelles recrues
Définir un parcours de formation intra-CHRU pour les nouvelles arrivantes et animer des modules au sein de ce parcours professionnalisant
Assurer une veille technique et juridique relative à son domaine d’activité et faire la synthèse des données pertinentes en direction des équipes opérationnelles terrain

Pilotage d’activité :
Elaborer des tableaux de bord et de suivi d'activité dans son domaine de compétences
Collecter, vérifier, analyser des indicateurs d'activité et des indicateurs qualité relatifs aux secrétariats médicaux



Expérience minimum de 5 ans en qualité de secrétaire médicale
Bac + 2 minimum en management et/ou expérience professionnelle en animation d'équipe ou Bac Sciences médico-sociales et/ou diplôme de secrétariat médico-social
SAVOIR-FAIRE
Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
Élaborer et argumenter des scénarii/ des solutions acceptables à des problèmes relevant de son domaine de compétence
Coordonner les évolutions des applications de son domaine en fonction des besoins des utilisateurs, de la réglementation et des évolutions technologiques
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
Utiliser les logiciels métiers
Utiliser les outils bureautiques/TIC
Conduire et animer des réunions
Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
Présenter et argumenter sur une action, un projet auprès d'un groupe de professionnels
Accompagner et former les nouveaux arrivants
Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS
Correspond aux savoir-être, aux manières de servir (Exemples : Capacité à travailler en équipe, capacité d’adaptation, capacité à adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui, …). Toujours sujets à l’évaluation.
Capacité d’analyse, de synthèse et de retransmettre / pédagogie
Capacité à adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui.
Capacité d’adaptation et de prise de recul
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
Aisance relationnelle
Discrétion
CHRU de Lille
Avec 4 millions d'habitants, la région Nord-Pas-de-Calais se caractérise par une des plus importantes densités de population en France (7% de la population française).

Le CHRU de Lille qui est le seul établissement hospitalo-universitaire de la région Nord - Pas de calais, accompagne, grâce au professionnalisme et à la mobilisation de ses personnels, le développement de l'offre de soins régionale en faisant le choix de prendre en charge en priorité les patients présentant des pathologies lourdes et en s'inscrivant en complémentarité des autres acteurs de santé de la région.

3 missions distinctives :

- Le soin, en favorisant un accueil de proximité pour les habitants de la métropole

- L'enseignement et la formation des professionnels de Santé afin de garantir des soins de haute technicité

- L'innovation

Lille


CDI
Cadre d'administration