Contexte L?équipe administrative de la direction de la protection maternelle et infantile s?appuie sur 3 professionnels ayant des missions communes et spécifiques.: assistante de direction, gestionnaire administrative de PMI et assistante administrative de CPEF (centre de planification et éducation familiale).Cette équipe est en coordination avec les professionnels de territoire répartis sur le département dans 5 zones d?action médico-sociales ainsi qu?en central avec l?équipe du service agrément accueil petite enfance et l?équipe du service santé protection de l?enfance.L?ensemble des métiers de la PMI sont en liens réguliers avec l?équipe administrative : directrice ajointe, médecins, cheffes de services, responsables territoriales, puéricultrices, infirmier, infirmières, sages-femmes, psychologues, éducatrices, gestionnaires petite enfance.La Direction de la Protection maternelle et infantile est engagée dans la transformation numérique de l?intégralité de ses activités. Le poste est donc évolutif. Missions Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de PMI, vous serez chargé de :Contribuer à la gestion administrative des bilans médicaux en écoles maternelles : Gérer les dossiers médicaux utilisés pour les bilans en école, les transmettre à la santé scolaire en fin d?année,Traiter les retours des courriers d?orientation vers les spécialistes lors des BEM,En lien avec la Direction départementale des services de l?Éducation nationale, établir les listes des élèves des écoles maternelles publiques et privées du département,Participer à la répartition des écoles entre les professionnels (médecins, puéricultrices, infirmiers),Enregistrer tous les enfants inscrits dans le logiciel métier pour l?année scolaire,Renseigner les directeurs d?école, les enseignants et les parents (demandes téléphoniques),Participer à l?élaboration des nouveaux documents de travail pour les bilans en lien avec l?infirmier,Mettre à jour les listes de spécialistes,Assurer le suivi des commandes du matériel nécessaire aux bilans en écoles. Assurer la gestion administrative du nouveau service santé protection de l?enfance : Participer à la mise en ?uvre de ce nouveau service,Rédiger les documents administratifs (courriers, notes, supports de présentation),Participer à l?élaboration des documents de travail,Réceptionner et hiérarchiser les demandes,Faciliter les échanges d?informations (transversalité avec la Direction de la protection de l?enfance et avec les partenaires),Contribuer à la préparation des réunions. Participer au fonctionnement administratif de la direction en binôme avec l?assistante de direction : Rédiger les documents administratifs (courriers, notes, procès-verbaux, arrêtés),Organiser et préparer les réunions,Assurer l?accueil physique et téléphonique,Réceptionner et orienter les demandes,Assurer le 1er niveau d?information et de traitement des demandes (PMI, Centre de planification et d?éducation familiale),Assurer la gestion du courrier et la gestion documentaire,Assurer la gestion des stocks de médicaments et de vaccins. Contribuer au suivi d?activité : Réaliser un recueil de données statistiques (bilans scolaires, activité du service santé protection de l?enfance),Renseigner les outils de gestion et de suivi d?activité,Recueillir les informations en épidémiologie (certificats de santé),Participer à l?organisation du rapport d?activité. Contribuer au classement et à l?archivage : Assurer le classement et la mise à jour de l?arborescence,Trier, classer et archiver les documents suivants les protocoles (papiers ou informatiques). Profil Référence grades : cadre d?emplois des rédacteurs territoriaux ;Référence métier : gestionnaire administratif ;Bonnes connaissances des missions relevant de la protection maternelle et infantile ;Compétences techniques : communication écrite, orale, esprit d?analyse ;Compétences numériques : utilisation des logiciels bureautiques, des outils de communication et des logiciels métiers (SOLIS, GED), utilisation des procédures dématérialisées, facilité à utiliser de nouveaux logiciels métiers, forte appétence au numérique ;Compétences organisationnelles : rigueur, respect des délais, organisation, synthèse ;Compétences relationnelles : respect de la confidentialité, aisance relationnelle, travail en équipe, liens avec les partenaires intra et extra institutionnel ;Compétences d?adaptation : anticipation, gestion simultanée de procédures multiples, réactivité, adaptation au changement ;Poste à temps plein. Lieu d?affectation : Boulevard Murat ? 53000 LAVAL
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