Assistant bureau d'etudes (h/f)

A propos de l'entreprise :

Harry Hope, cabinet de recrutement accompagne candidats et entreprises dans leurs recherches des meilleures opportunités en France et à l'international. Afin de mieux répondre à vos enjeux, tous nos consultants sont spécialisés par secteur d'activité et zone géographique. Nous recherchons un Assistant Bureau d'Etudes H/F en CDI à Créteil pour une entreprise familiale dans le secteur du BTP.

A propos du poste :

Rattaché(e) au Bureau d'Etudes au sein d'une équipe de 6 personnes, vous assurez le support administratif, documentaire et organisationnel du bureau d'études afin de garantir la qualité, la fiabilité et la tenue des délais des études (appels d'offres, chiffrages, plans, dossiers techniques), en lien étroit avec les équipes travaux et les interlocuteurs externes.

Vos missions comprendront :
- Gestion des appels d'offres et dossiers commerciaux
-Rechercher et télécharger les dossiers de consultation (plateformes dématérialisées, MOA, MOE).
- Ouvrir, enregistrer et diffuser les DCE au sein du bureau d'études.
- Constituer les pièces administratives : DC1/DC2, attestations, Kbis, assurances, références, CV, certificats, formulaires spécifiques.
- Assurer la dématérialisation et le dépôt des offres dans les délais.

- Suivi administratif des études et des chantiers
- Créer et mettre à jour les dossiers études/chantiers (papier et numérique) : conventions, contrats, plans, correspondances, comptes-rendus.
- Tenir à jour les tableaux de bord : planning des appels d'offres, suivi des remises, résultats, taux de transformation, bases de prix.
- Préparer et transmettre les dossiers de marché aux équipes travaux (marché signé, plans validés, planning, budget prévisionnel).
- Participer à la préparation des DOE / dossiers techniques en fin d'opération.

- Support administratif et logistique du bureau d'études
- Participer aux réunions internes (revues d'offres, réunions de lancement, réunions de synthèse) : convocations, ordre du jour, diffusion des comptes-rendus.
- Gérer les agendas des responsables
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails du service.
- Gérer les fournitures, consommables d'impression, archivage des plans et dossiers.

- Ouverture des dossiers chantiers
- Contrôle des ordres de service
- Ouverture du dossier chantier Numérique et Papier
- Création code chantier et fiche analytique

- Gestion documentaire et qualité
- Veiller à l'application des procédures internes
- Mettre à jour les bibliothèques de références

Profil recherché :

- Vous disposez obligatoirement d'une expérience similaire dans le secteur du BTP.
- Vous maîtrisez des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et disposez d'une appétence pour les outils collaboratifs (SharePoint, GED, plateformes AO).
- Vous avez de bonnes connaissances des documents d'appels d'offres (publics et privés) et des pièces administratives associées.
- Vous êtes en capacité de suivre un planning et à gérer des priorités multiples.
- Vous disposez d'un sens de la mise en forme et de la présentation.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), avec un sens du respect de la confidentialité et une aisance relationnelle ? N'hésitez plus et postulez !