DEFINITION DES TACHES : En étroite collaboration avec l'office manager, l'assistant(e) devra apporter un soutien organisationnel et administratif au bureau parisien : Accueil / Fonctionnement du bureau : * Réception : accueillir les visiteurs * Gestion des salles de réunion * Maintenir les salles de réunion * Gérer les calendriers des salles, y compris les réservations Logistique : * Réserver les coursiers * Envoyer / recevoir / dispatcher colis et courrier * Archivage interne et externe Assistance avec les fournisseurs locaux : * S'assurer que les espaces café / salles d'impression soient approvisionnés * Passer les commandes de fournitures, petit matériel et livres * Gérer la boîte mail administrative du bureau de Paris Fonctionnement du bureau : * Aider lors des déménagements internes * Préparer le poste de travail des nouveaux arrivants * Signaler au/à la Responsable de bureau les petits travaux à effectuer * Coordonner les petits travaux avec les prestataires, sous supervision du/de la Responsable de bureau Soutien au/à la Responsable de bureau dans divers projets et tâches : * Événements internes : soutien logistique pour les grands événements * Projets RH et protocoles quotidiens * Projets liés au bureau : assistance lors de travaux plus importants, si nécessaire * Projets de bonnes pratiques : aide à la documentation (protocoles, bases de données) sous supervision du/de la Responsable de bureau * Projets opérationnels : soutien à des projets comme l'archivage. -
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