Description du poste
Contexte
Eléments généraux sur le Centre hospitalier d’Auxerre :
Le Centre hospitalier d’Auxerre est l’établissement pivot du Sud de l’Yonne. Il est l’établissement support du GHT Unyon comportant les Centres hospitaliers d’Avallon, de Clamecy, du Tonnerrois et le CHS de l’Yonne. Le Centre hospitalier d’Auxerre comporte une offre de soins diversifiée (médecines, chirurgies, gynécologie-obstétrique, cancérologie, plateau technique complet, urgences avec 54 000 passages annuels / SAMU /SMUR, filière gériatrique complète hors EHPAD).
Il comprend 555 lits de courts et moyens séjours et 44 places. Il emploie environ 1 650 agents et 170 médecins (hors internes).
Son budget de fonctionnement atteint 200 millions d’euros.
Présentation du service
La Commission médicale d’établissemen (CME) est une des instances de gouvernance du Centre Hospitalier d’Auxerre. Elle est composée de représentants de lacommunauté médicale (médecins, pharmaciens et sage-femmes de l’établissement) élus pour 4 ans. La CME est consultée sur les orientations stratégiques, le projet médical et l’organisation interne de l’établissement.
Le président et la vice-présidente sont élus par la CME. Le président est chargé, conjointement avec la directrice de l'établissement, de la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, des conditions d'accueil et de prise en charge des usagers, ainsi que de la coordination de la politique médicale de l’établissement. Il est également consulté pour des décisions en lien avec les nominations des personnels médicaux.
L’actuel président est le Docteur Baptiste BORRACCINO.
L’actuelle vice-présidente est le Docteur Marie CALLANQUIN.
Mission principale
Assurer le secrétariat du président et de la Vice-présidente de la CME et préparer et organiser les CME.
Détail des activités
Organisation des CME :
1. Elaborer et envoyer les invitations et documents de préparation : formalisation des ordres du jour, recueil des documents à transmettre, envoi des convocations et pièces aux membres et intervenants
2. Assurer en lien avec la Direction du Personnel médical le suivi et la mise à jour de la composition de la CME
3. Assurer l’organisation logistique des CME : réservation des salles, demande des moyens matériels nécessaires
4. Rédiger les comptes-rendus
5. Assurer un classement et un archivage numérique et papier des documents
6. Accompagner les intervenants dans la réalisation de leurs présentations. Exemple : création de supports type
Secrétariat du Président et de la Vice-présidente de la CME :
7. Assurer la permanence téléphonique du Président et de la Vice-présidente
8. Organiser les agendas – Programmer et organiser les rendez-vous et réunions
9. Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
10. Elaborer des tableaux de suivi
11. Planifier et organiser les bureaux des chefs de pôle
12. Mettre en place des processus pour la gestion administrative, le circuit de signature des documents.
Liaisons fonctionnelles et hiérarchiques
Liaison hiérarchique :
Président de la CME
Liaison fonctionnelle :
Communauté médicale du CH d’Auxerre
Secrétariats des directions de l’établissement
Profil recherché
Titres et compétences
Expériences et qualifications
13. Expérience en secrétariat
Capacités rédactionnelles
14. Niveau de maîtrise élevé des outils bureautiques (notamment Word et Excel)
15. Une connaissance de la gouvernance hospitalière serait souhaitée
Compétences et savoirs faires
16. Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
17. Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
18. Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
19. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
20. Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
21. Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
22. S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
23. Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
24. Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
Rémunération
-Selon profil et expériences
-Rémunération forfaitaire
Conditions spécifiques
Poste à 50%
Amplitude de travail le matin
Type de contrat
Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et peut-être pourvu par mutation, ou à des professionnels extérieurs par contrat.
Disponibilité du poste
Le poste est à pouvoir dès que possible
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.