Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de la réorganisation de ses services administratifs et du renforcement de la qualité du service rendu aux usagers, la commune recrute un(e) Responsable des Services à la Population.
Sous l'autorité du Directeur général des services, le Responsable des Services à la Population assure la coordination, l'organisation et la sécurisation des missions relevant du service population et vie locale. Il participe à la structuration du service, accompagne les agents placés sous sa responsabilité et veille à la continuité ainsi qu'à la qualité du service public.
Le poste est centré sur les missions régaliennes de la collectivité (état civil, élections, funéraire, procédures liées aux étrangers) tout en assurant un rôle de coordination et de suivi des activités relevant de l'accueil, des affaires scolaires, de la bibliothèque, du CCAS et de la vie locale.
Le poste s'inscrit dans une démarche de modernisation de l'organisation administrative visant à renforcer l'encadrement intermédiaire, clarifier les responsabilités et sécuriser les procédures.
Missions / conditions d'exercice
- Coordonner et suivre l'activité de l'agent d'accueil, de l'agent de bibliothèque et des ATSEM dans le cadre des responsabilités confiées au poste ;
- Organiser l'activité du service population et vie locale, assurer la répartition des missions et contribuer à la continuité du service ;
- Assurer le pilotage et la sécurisation des missions d'état civil :
* enregistrement et traitement des actes ;
* tenue et mise à jour des registres ;
* suivi des dossiers complexes ;
* veille juridique.
- Organiser et sécuriser les opérations électorales :
* gestion des listes électorales ;
* organisation des commissions électorales ;
* préparation et supervision des scrutins en lien avec l'agent d'accueil.
- Assurer le suivi des procédures relatives aux étrangers :
* attestations d'accueil ;
* regroupements familiaux.
- Assurer le suivi administratif et réglementaire du domaine funéraire :
* opérations funéraires ;
* chambre funéraire ;
* autorisations réglementaires ;
* registre du cimetière ;
* suivi des travaux du cimetière.
- Participer ponctuellement à l'accueil du public et apporter un appui technique à l'agent d'accueil lorsque les nécessités du service le justifient ;
- Assurer un suivi de cohérence des affaires scolaires, des actions sociales conduites par la commune, de la bibliothèque municipale, de la vie associative et des actions de proximité ;
- Participer à la modernisation des procédures, à la dématérialisation des démarches et à l'amélioration continue du service rendu aux usagers ;
- Assurer une mission de conseil et d'appui auprès de la Direction générale des services sur les dossiers relevant de son périmètre.
- Participation aux réunions, commissions et groupes de travail relevant de son périmètre de compétences ;
- Préparation et présentation des éléments techniques nécessaires à l'instruction des dossiers relevant du service population et vie locale.
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtrise de la réglementation applicable à l'état civil, aux élections, au funéraire et aux procédures relatives aux étrangers ;
- Connaissance de l'environnement scolaire, associatif et social ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers ;
- La maîtrise de fondamentaux en droit de l'urbanisme constituerait un plus.
Savoir-faire :
- Organiser et coordonner une activité de service ;
- Encadrer, accompagner et suivre l'activité d'agents ;
- Sécuriser des procédures administratives et réglementaires ;
- Analyser et traiter des situations administratives complexes ;
- Travailler en transversalité avec les différents services et partenaires institutionnels ;
- Rédiger des actes, procédures et documents administratifs.
Savoir-être :
- Sens du service public ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Capacité d'analyse et de synthèse ;
- Qualités relationnelles et pédagogiques ;
- Discrétion professionnelle ;
- Autonomie, réactivité et esprit d'initiative ;
- Aptitude à fédérer et à accompagner le changement.
Conditions de travail :
- Jours de RTT (12 jours de RTT par an) - 37 heures hebdomadaires
- disponibilité périodique en soirée (réunions de commission relevant de ses domaines d'intervention)
- Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + prime semestrielle.
- Action sociale : participation mutuelle santé et prévoyance - chèques déjeuners - noël des enfants - carte cadeau noël des agents
