En plein cœur de la Champagne, situé dans la ville de Reims, l’Institut Godinot est le Centre de Lutte contre le Cancer (CLCC) du territoire champardennais mais également du sud de l’Aisne. L’Institut assure des missions hospitalo-universitaires : soins, recherche, enseignement et prévention.
100% dédié à la cancérologie, l’Institut Godinot dispose, sur un même site, de tous les moyens diagnostic et thérapeutique, offrant ainsi une prise en charge globale et personnalisée aux patients atteints de pathologies cancéreuses.
Le(a) secrétaire de la Direction médicale traite, centralise et organise l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat médical mais aussi d’une activité d’Assistant(e) Médical(e) de consultation liée au Directeur médical.
Les activités principales :
- Organiser les rendez-vous, le planning du Directeur médical, filtrer les appels et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger des courriers, compte-rendu, notes, ...
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe,
- Organiser les déplacements du Directeur médical
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, CR, réservation de salles, ...),
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques,
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...),
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents,
- Contribuer aux opérations de communication, des manifestations évènementielles,
- Coordonner l'action du service médicale.
- Assurer le poste d’Assistant(e) Médical(e) lors des consultations avec les patients du Directeur médical
Formations et/ou qualifications :
BAC SMS et ou BTS SP3S, titre de secrétaire médico-sociale
Poste à 50%
Savoir :
- Connaissance de l’environnement hospitalier, institutionnel et de l’organisation sanitaire,
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel),
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires.
- Connaissance du métier d’assistant(e) médical(e) et des tâches qui s’y référent.
Savoir-faire :
- Utiliser les procédures, directives, protocoles, mis en place dans l’établissement,
- Utiliser les outils bureautiques,
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Accueillir différents publics,
- Définir un plan de classement,
- Identifier les demandes de différents interlocuteurs internes ou externes à l’établissement,
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable,
- Evaluer la pertinence des données administratives transmises au regard du travail à effectuer,
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, procès-verbal, dossier...),
- Travailler en équipe,
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat,
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés.
- Organiser la bonne gestion du dossier patient ainsi que la gestion de ses rendez-vous dans le cadre des consultations médicales.
Savoir être :
- Maîtrise de soi et sens de la relation,
- Initiative, sens des responsabilités et du travail en équipe,
- Conscience et rigueur professionnelle,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Sens des responsabilités et sens de l’organisation,
- Esprit d’équipe et d’initiative,
- Capacité d’évolution et d’adaptation.
- Savoir accueillir le patient.
Qualités particulières appréciées :
- Dynamisme
- Assiduité et régularité dans le travail
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