Secrétaire commercial et administratif h/f

À propos du poste
Nous recherchons un(e) secrétaire commercial(e)/administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez au cœur de nos opérations administratives et commerciales, en assurant un soutien essentiel à notre équipe de vente. Vous jouerez un rôle clé à l'interface entre l'équipe commerciale, la direction et les clients.
Responsabilités:
1. Gestion commerciale des clients et fournisseurs :
· Rédaction et traitement de documents commerciaux : Enregistrement et transmissions des liste de prix, commandes, factures et bon de livraisons.
· Assurer le suivi des ventes : du stock, de la commande, de la livraison jusqu'au service après-vente.
· Elaboration et transmissions de reportings : suivi du chiffre d'affaires, des objectifs, des prospects et statistiques)
2. Gestion administrative des clients et des fournisseurs
· Rédaction et mise en forme de documents administratifs : Rédiger des emails, des lettres, des comptes rendus, des rapports, des présentations ou d'autres documents bureautiques.
· Suivi des dossiers et archivages : Organiser, mettre à jour et classer les documents papiers ou numériques afin d'assurer une gestion efficace
· Gestion des informations sensibles : veiller à la confidentialité des informations ou documents traitées, que ce soit dans les dossiers internes ou les échanges avec des partenaires externes.
3. Accueil et relations extérieures
· Accueillir, renseigner et orienter les clients (au téléphone, par mail ou en présentiel).
· Répondre aux demandes d'informations et établir un premier contact avec les prospects/clients.
· Gérer les réclamations et orienter vers le service concerné
· Fidéliser la clientèle par un suivi personnalisé.
4. Organisation et gestion de l'agenda
* Planification des rendez-vous : organiser et gérer l'agenda de la direction ou des responsables.
* Suivi des réunions et événements : organiser les réunions, gérer la logistique (réservation d'hôtels, vols, restaurants, salons et envoi des invitations)
* Organisation des voyages : réserver des billets, organiser des hôtels et gérer les frais de déplacement pour les collaborateurs ou la direction.
* Préparation des déplacements : créer des itinéraires, fournir les documents nécessaires (billets, réservations, etc.), et gérer les aspects logistiques.
Compétences :
* Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, rigueur dans le suivi des dossiers.
* Compétences bureautiques : maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, logiciels de gestion, ERP, canva, Outlook).
* Compétences en communication : bonne capacité à rédiger des documents ou courriels professionnels, à communiquer clairement à l'oral comme à l'écrit, et à gérer les relations avec les différents interlocuteurs.
* Discrétion et confidentialité : être capable de traiter des informations sensibles avec discrétion et professionnalisme.
* Autonomie et réactivité : être capable de prendre des initiatives et réagir rapidement aux demandes ou aux urgences.
* Maîtrise de l'Anglais obligatoire (écrit et oral)
Profil recherché
Vous êtes la personne idéale si vous possédez :
* Une expérience administrative significative dans un environnement commercial
* De solides compétences en bureautique, notamment sur Microsoft Office et logiciel de gestion ERP
* Un sens de l'organisation développé et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
* Un excellent sens du service client et une aisance téléphonique reconnue
* Une attention particulière aux détails lors de la saisie de données
* Une maitrise de l'Anglais à l'écrit et à l'oral est indispensable
Si vous êtes motivé(e) par le travail en équipe et que vous souhaitez contribuer au succès d'une entreprise en pleine croissance, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : CDI
Rémunération: 1 961,00€à1 983,00€par mois
Avantages:
* Intéressement et participation
Lieu du poste : En présentiel