Agent administratif service population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service population, vos missions seront :

•Accueillir, renseigner et orienter les administrés :
accueillir les administrés et les renseigner au téléphone ou en présentiel
légaliser des signatures et délivrer des copies conformes
•Assurer les missions d’officier délégué d’état civil :
apposer les mentions sur les registres d’état civil
mettre à jour les livrets de familles
dresser les actes d’état civil (reconnaissance, mariage, décès)
réceptionner les projets de mariage et de parrainage civil
délivrer des copies d’actes d’état civil
participer à la célébration des mariages
•Assurer la gestion annuelle des listes électorales :
Réceptionner les demandes d’inscription ou modification
effectuer les inscriptions, radiations, modifications sur les listes électorales
assurer le secrétariat (courriers aux administrés)
préparer et assister aux commissions administratives de révision des listes
•Participer à l’organisation des scrutins :
préparer le matériel électoral pour les bureaux de vote
assister la responsable de service dans l’organisation administrative des scrutins
assurer la permanence électorale ou la tenue d’un bureau de vote (selon les besoins du service) les dimanches de scrutin
•Participer à l’organisation du secteur « cartes nationales d’identité/passeports » :
faire une vérification quotidienne des demandes de titres
enregistrer les dossiers de CNI et passeports
assurer le suivi des rejets et compléments de dossiers sur le dispositif de recueil
assurer le suivi des retraits des titres
assurer le secrétariat (courriers, convocations)
gérer l’archivage des dossiers et des registres
être en relation avec l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés), la Préfecture et le CERT
•Enregistrer les données pour le recensement militaire :
réceptionner les demandes de recensement
vérifier les données saisies sur le logiciel
clôturer trimestriellement les périodes de recensement
envoyer les données au Centre du Service National de Paris
•Recevoir et traiter les demandes concernant le cimetière :
renseigner les administrés et les intervenants
recevoir les demandes de travaux et d’achat / renouvellement de concession
traiter ces demandes en accord avec le conservateur du cimetière
communiquer avec les divers intervenants afin que les cérémonies se déroulent au mieux (Pompes Funèbres, conservateur et agents du cimetière, cabinet du Maire, Police Municipale…) Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service population, vos missions seront :

•Accueillir, renseigner et orienter les administrés :
accueillir les administrés et les renseigner au téléphone ou en présentiel
légaliser des signatures et délivrer des copies conformes
•Assurer les missions d’officier délégué d’état civil :
apposer les mentions sur les registres d’état civil
mettre à jour les livrets de familles
dresser les actes d’état civil (reconnaissance, mariage, décès)
réceptionner les projets de mariage et de parrainage civil
délivrer des copies d’actes d’état civil
participer à la célébration des mariages
•Assurer la gestion annuelle des listes électorales :
Réceptionner les demandes d’inscription ou modification
effectuer les inscriptions, radiations, modifications sur les listes électorales
assurer le secrétariat (courriers aux administrés)
préparer et assister aux commissions administratives de révision des listes
•Participer à l’organisation des scrutins :
préparer le matériel électoral pour les bureaux de vote
assister la responsable de service dans l’organisation administrative des scrutins
assurer la permanence électorale ou la tenue d’un bureau de vote (selon les besoins du service) les dimanches de scrutin
•Participer à l’organisation du secteur « cartes nationales d’identité/passeports » :
faire une vérification quotidienne des demandes de titres
enregistrer les dossiers de CNI et passeports
assurer le suivi des rejets et compléments de dossiers sur le dispositif de recueil
assurer le suivi des retraits des titres
assurer le secrétariat (courriers, convocations)
gérer l’archivage des dossiers et des registres
être en relation avec l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés), la Préfecture et le CERT
•Enregistrer les données pour le recensement militaire :
réceptionner les demandes de recensement
vérifier les données saisies sur le logiciel
clôturer trimestriellement les périodes de recensement
envoyer les données au Centre du Service National de Paris
•Recevoir et traiter les demandes concernant le cimetière :
renseigner les administrés et les intervenants
recevoir les demandes de travaux et d’achat / renouvellement de concession
traiter ces demandes en accord avec le conservateur du cimetière
communiquer avec les divers intervenants afin que les cérémonies se déroulent au mieux (Pompes Funèbres, conservateur et agents du cimetière, cabinet du Maire, Police Municipale…) Profils recherchés expérience dans le secteur administratif souhaitée
connaître le droit civil appliqué à l’état civil
savoir organiser son travail et gérer les priorités liées à l’accueil du public
avoir une bonne connaissance des outils informatiques
savoir utiliser les différents codes législatifs (CGCT, Code Civil, Électoral, Funéraire)
veiller à l’application des textes législatifs
savoir rédiger un courrier
savoir accueillir le public (renseignements, information, orientation)
savoir travailler en équipe
savoir gérer l’agressivité du public
avoir une culture du service public (neutralité, satisfaction, respect, image de la collectivité)
savoir établir des relations positives avec l’ensemble de ses interlocuteurs
savoir prendre des initiatives
faire preuve de rigueur, de dynamisme, de ponctualité et d’assiduité ; respecter le principe de confidentialité

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
Permanence le samedi matin (de 9h à 12h) et célébration des mariages le samedi par roulement
Présence les dimanches de scrutins
Poste à temps complet
CDD de 6 mois