Description :
A - Intitulé du posteIntitulé du poste: Coordonnateur général des secrétariats médicauxGrade : Cadre de catégorie AFonction : Attachée d'administrationB - Conditions générales d'exercicePosition du poste dans l'organisationPosition hiérarchique : Sous l'autorité directe du secrétariat général - direction des ressources médicalesFonctions encadrées: Secrétariats médicauxLiaisons fonctionnelles : Responsables des pôles, Coordination générale des soins, Direction du personnel et des relations sociales.Organisation et horaires de travailTemps de travail: quotité de travail 100%, forfait cadreHoraires et jours de travail (indicatifs) : du lundi au vendrediConditions particulièresDéplacements intersites (Elbeuf, Louviers .) Déplacements vers les établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.C- MissionsPrésentation du posteLe coordonnateur des secrétariats médicaux assure, en étroite collaboration et sous l'animation du secrétariat général - direction des ressources médicales, l'organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.Il est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux.Il s'assure de l'adéquation des effectifs des secrétariats médicaux avec les besoins de l'activité et est l'interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables de service (médicaux, soignants et administratifs).A ce titre, il anime et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.Missions généralesLe coordonnateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.Au titre des démarches institutionnelles et du projet stratégique de réorganisation des secrétariats médicaux:Proposer et accompagner les mesures d'organisation nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicauxRéaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activitéParticiper au choix et au déploiement des outils numériques liés aux secrétariats médicauxS'impliquer dans les projets institutionnels en lien avec l'expertise métierDéfinir et assurer le suivi des indicateurs d'activité des secrétariatsAu titre du management des secrétariats médicaux:Participer à la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités et les secteurs concernésAccompagner les projets des professionnels des secrétariats médicaux (GPMC): évolutions de carrière, projets de formation.Développer les indicateurs d'activité et de suivi des effectifsGérer l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiairesAssurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicalesParticiper à l'évaluation des professionnels des secrétariats médicaux, en lien avec les cadres de proximitéRecenser les besoins en formationMissions spécifiquesAccompagner le changement et développer le travail en coordinationContrôler la qualité et l'exhaustivité des données médico-administratives, en collaboration avec le service DIM/archives et avec le bureau des entréesConstruire et utiliser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateursMissions transversalesParticipation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôleAssurer la représentation des secrétariats médicaux dans les groupes de travaux institutionnels
Profil recherché :
E - CompétencesFormations-QualificationsFormation de secrétaire médicaleExpertise en secrétariat médicalTechniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques et des systèmes d'information dédiés au traitement de l'information médico-administrativeCompétences requisesConnaissance de l'institution et de la fonction publique hospitalièreMaîtrise des techniques, missions et de l'évaluation de la charge de travail des secrétariats médicauxConception et accompagnement aux changements organisationnelsCapacités et qualités liées à l'emploiSavoir-faireCapacité à motiver, mobiliser et dynamiser les équipesCapacité à évoluer, à mener des projets et faire évoluer les organisations entre servicesMéthodologie, sens des priorités, réactivitéExpérience managérialeSavoir-êtreQualités relationnelles: esprit d'équipe, maîtrise de soi, tolérance, respect d'autrui, discrétion, déontologie, confidentialité, intégrité, esprit d'initiative et disponibilitéQualité d'écoute et de discernementFacultés d'adaptation
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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