Secrétaire administratif.ve et pédagogique - f/h

Vos missions en quelques mots Activités principales au département GEII : - Accueillir, informer et orienter les étudiants et professionnels - Gérer les emplois du temps : annulations, décalages et planification des cours sur le logiciel ADE, en collaboration avec la direction des études - Communiquer avec les vacataires et les étudiants concernant les modifications d’emploi du temps - Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie) - Saisir, mettre en forme et éditer des documents - Gérer les candidatures des futurs étudiants pour le BUT par apprentissage, en collaboration avec l’enseignant responsable du recrutement (tri des dossiers, listes, courriers, suivi) - Effectuer le suivi des absences pour les formations initiales et apprentissage, en lien avec le CFA - Gérer les demandes de rattrapage aux examens - Saisir les notes, préparer et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE, éditer les relevés de notes - Gérer les conventions de stages des étudiants - Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES - Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES - Suivre certaines commandes et leur livraison - Gérer le petit matériel du département - Classer et archiver les documents Activités principales au département MT2E : - Assurer le secrétariat et la gestion administrative du département - Contribuer à la gestion pédagogique - Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie) - Saisir, mettre en forme et éditer les documents d’organisation et de gestion des activités du département - Gérer les conventions de stages des étudiants - Effectuer le suivi des absences des étudiants en alternance - Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES - Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES - Suivre les cohortes et participer aux enquêtes - Classer et archiver les documents Profil recherché Compétences requises : - Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat - Connaître l’organisation et l’offre de formation de la composante - Connaître l’organisation générale de l’université - Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’IUT - Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat - Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel) - Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d’emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE…) - Autonomie et capacité à gérer les priorités - Aptitude à travailler en équipe - Patience et écoute - Sens du relationnel et de la communication Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples Compétences attendues - Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat - Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante - Connaître l'organisation générale de l'université - Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'IUT - Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat - Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel) - Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d'emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE…) - Autonomie et capacité à gérer les priorités - Aptitude à travailler en équipe - Patience et écoute - Sens du relationnel et de la communication Localisation Localisation : 142 Trav. Charles Susini, 13013 Marseille Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire