Finalité du poste
Assurer le suivi administratif des activités liées à la gestion des visites médicales des salariés, garantir la fiabilité des données, assurer la conformité documentaire et apporter un soutien opérationnel aux équipes de gestion et au management.
Missions principales
1. Gestion administrative des centres de visites médicales (CVM)
Récupérer les bilans annuels auprès des Centres de Visites Médicales et les transmettre aux clients (période de février à avril)
Récupérer et archiver les contrats d'adhésion auprès des centres de santé au travail
2. Gestion et mise à jour des données salariés
Assurer le suivi des salariés dans le cadre des mobilités et des changements de poste et dans ce cadre assurer la mise à jour mensuelles des portails des Centres de Visites Médicales
Effectuer les mises à jour nécessaires dans l'outil de suivi
Vérifier la cohérence et la qualité des données enregistrées
3. Suivi des déclarations annuelles
Participer à la campagne des déclarations annuelles (de décembre à mars)
Réaliser les contrôles administratifs nécessaires sur la réalisation
Apporter un support aux gestionnaires pour la complétude des déclarations.
4. Gestion documentaire et traitement du courrier
Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
Numériser et archiver les documents
Assurer le classement électronique des dossiers
Garantir la bonne conservation des documents administratifs
5. Dépôt et suivi documentaire clients
Réaliser le dépôt hebdomadaire des documents sur les serveurs clients : factures, fiches de suivi ou autres documents contractuels ou administratifs
Vérifier à la bonne transmission des documents.
6. Qualité, procédures et conformité
Participer à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service
Contribuer à la démarche Qualité et ISO
Apporter un appui au manager dans les actions de mise en conformité
Participer au suivi des plans d'actions et des audits internes
Veiller à l'application des procédures et modes opératoires
Compétences
Compétences techniques
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
Aisance avec les outils de gestion et bases de données
Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage numérique
Capacités de contrôle et de fiabilisation des données administratives
Compétences professionnelles
Rigueur et sens de l'organisation
Respect de la confidentialité des informations
Esprit d'équipe et sens du service
Autonomie dans la gestion des tâches administratives
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
Profil recherché
Formation
Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat, secrétariat ou équivalent
Expérience
Une première expérience dans un environnement administratif, RH ou santé au travail est appréciée
Une expérience en gestion documentaire ou en support administratif constitue un atout
Conditions particulières
Activité comportant des périodes de forte charge lors des campagnes annuelles de déclarations et de collecte des bilans des centres de visites médicales.
Interactions régulières avec les centres de santé au travail, les gestionnaires et les managers.
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