Description :
POSTE PROPOSÉ :
COORDINATEUR.TRICE DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX ET REPONSABLE DES ARCHIVES ET DU DIM
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POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service du DIM ainsi que du Cadre supérieur du Pôle médicotechnique.
Missions :
Organiser coordonner et piloter l’ensemble des activités et des moyens humains, techniques et organisationnels relatifs :
* aux secrétariats médicaux,
* aux archives médicales,
* et au Département d’Information Médicale (DIM),
dans une logique d’optimisation des ressources, de qualité de service, de continuité d’activité et de conformité réglementaire.
Encadrer et animer des équipes pluri-professionnelles, accompagner les évolutions organisationnelles et contribuer aux projets institutionnels.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Organisation et pilotage de l'activité :
* Planification et coordination des activités des secrétariats médicaux, des archives et du DIM,
* Mise en adéquation des ressources humaines et des moyens en fonction de l’activité,
* Organisation et description des processus spécifiques aux secteurs,
* Gestion des aléas, dysfonctionnements et situations imprévues,
* Organisation et supervision des contrôles liés aux activités,
* Suivi opérationnel des activités et des projets,
* Gestion et élaboration des plannings.
Management et encadrement des équipes :
* Encadrement de proximité et animation d’équipes pluri-professionnelles,
* Coordination des référentes de pôles et des équipes archives/DIM,
* Évaluation des professionnels en lien avec les cadres et responsables médicaux,
* Gestion des situations difficiles et des conflits,
* Répartition de la charge de travail et optimisation des ressources,
* Accueil, intégration et encadrement des nouveaux professionnels, étudiants et stagiaires,
* Développement des compétences individuelles et collectives.
Gestion des ressources et des compétences :
* Gestion des moyens humains, techniques, financiers et informationnels,
* Identification des besoins en formation et mise en œuvre des actions adaptées,
* Constitution et suivi des effectifs,
* Participation au recrutement et gestion d’un vivier de candidatures,
* Formation des professionnels aux outils, techniques et procédures.
Information, communication et coordination :
* Animation de réunions, groupes de travail et instances de coordination,
* Organisation de la diffusion de l’information au sein des équipes,
* Communication avec les interlocuteurs internes et externes,
* Réalisation de rapports d’activité et de suivi,
* Conseil auprès des décideurs (Directions, ligne hiérarchique).
Gestion de la qualité et amélioration continue :
* Contrôle et suivi de la qualité des prestations,
* Élaboration, mise en œuvre et évaluation des procédures et protocoles,
* Analyse des dysfonctionnements et mise en place d’actions correctives,
* Suivi des événements indésirables,
* Contribution à la démarche qualité institutionnelle.
Pilotage de projets :
* Définition, conduite et évaluation de projets dans son domaine d’activité,
* Participation à des projets transversaux et institutionnels,
* Coordination des acteurs impliqués.
ACTIVITES SPECIFIQUES AUX ARCHIVES MEDICALES :
* Organisation du circuit de l’archivage et des conditions de conservation,
* Gestion de la collecte, du classement et de la communication des archives,
* Organisation des locaux d’archivage,
* Identification et gestion des fonds d’archives,
* Paramétrage et utilisation des outils et logiciels métiers.
Profil recherché :
COMPETENCES (ETRE CAPABLE DE) :
Compéténces managériales :
* Animer, mobiliser et fédérer des équipes,
* Gérer les conflits et les situations complexes,
* Évaluer et développer les compétences.
Compétences organisationnelles :
* Planifier, organiser et prioriser les activités,
* Optimiser les ressources en fonction des besoins,
* Structurer et formaliser des processus.
Compétences techniques :
* Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers,
* Organiser, classer et exploiter des données et documents,
* Paramétrer les outils liés à son domaine.
Compétences transversales :
* Conduire des réunions et des projets,
* Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs,
* Conseiller et accompagner la prise de décision.
Conditions d'exercice :
* Poste à temps plein,
* Travail en repos fixe de jour, du lundi au vendredi.
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