Assistant / assistante de direction

Le Centre Hospitalier de Brocélainde recrute un.e Assistant.e de Direction
Date limite de dépôt des candidatures : 22 juin 2026.
Descriptif du poste :
- Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).

LIAISONS HIERARCHIQUES
Le professionnel agit sous l'autorité du Directeur Délégué et en son absence sous l'autorité de la Directrice adjointe.
LIAISONS FONCTIONNELLES
Liaisons en interne :
Avec les Directeurs Adjoints, les services supports de chacun des établissements, le personnel d'encadrement de chacun des établissements, les professionnels de chacun des établissements
Liaisons en externe :
o Avec l'AR, le CNG, d'autres établissements

CONNAISSANCES REQUISES ET FORMATION
Baccalauréat professionnel secrétariat - baccalauréat technologique STG - BEP Secrétariat - / BTS assistante de direction (niveau III)
Connaissances générales :
o Accueil téléphonique
o Classement et archivistique
o Communication / relations interpersonnelles
o Droit hospitalier (notions)
Connaissances opérationnelles :
o Bureautique
o Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
o Secrétariat
SAVOIR-FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

FONCTIONS EXERCEES
Fonctions principales
Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation
Réaliser les opérations classiques de secrétariat
Veille sur les outils facilitant l'exercice de ses fonctions.
Ouverture et suivi du courrier (papier et électronique) :
o Préparation des éléments de réponse,
o Rédaction de correspondance,
o Filtrage des appels téléphoniques,
o Organisation des déplacements,
o Classement et archivage,
o Mise à jour des bases de données, des fichiers,
o Mailings,
o Reprographie,
o Commandes de fournitures,
o Diffusion sur ENNOV.
Gérer le planning des rendez-vous et les réunions de travail :
o Agenda des Directeurs
o Préparation et organisation d'entretiens, de réunions,
o Préparation des dossiers,
o Accueil des participants,
o Gestion des comptes rendus,
o Réservation et préparation des salles.
o Réservation des véhicules pour l'équipe de direction
Planifier, organiser et suivre les instances : conseil de Surveillance, directoire, CSE, F3SCT, commission médicale d'établissement, conseil de vie sociale, commission des usagers, comité de direction, réunion d'encadrement .
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents dont la préparation des procès-verbaux des instances.
Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
Fonctions secondaires
Gestion du tableau des astreintes administratives et actualisation de la mallette de garde dématérialisée
Gestion des notes de services
Gestion des conventions de direction
Traiter des dossiers ponctuels et suivre les dossiers de la Direction
QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
Discrétion, diplomatie et disponibilité
Sens de l'organisation, rigueur, méthode, persévérance
Qualités relationnelles : savoir s'adapter aux différents types d'interlocuteurs, accueillir et orienter les personnels
Esprit d'initiative