Adjoint administratif - ama urgences/ortho-traumato - h/f

Description entreprise :

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

* Soigner
* Former
* Chercher

Description du poste :

I. OBJET
Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres
Exigence institutionnelle :
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.
II. LIEU D’EXERCICE
Pôle 19 : Pôle Humain en Mouvement Sud
Secteur : Hôpital Sud service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres III. DENOMINATION DU POSTE
Catégorie : C - B
Fonction : Assistante Médico-Administrative – Adjoint Administratif
Affection : Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres
Taux : 100% dont 50% urgences + 50% consultations ortho traumato
IV. MISSIONS DU SERVICE
Accueil et gestion des patients dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatique des membres
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V. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE
Les activités spécifiques au poste sont susceptibles de modifications selon l’évolution des pratiques et des activités.
Accueil physique des patients
 Accueil physique du patient, identitovigilance, gestion de la consultation du patient via le logiciel KATE 360
 Gestion du dossier informatisé du patient et vérification des documents apportés par le patient (radiographie, courrier, …) et intégration dans le dossier informatisé du patient, cotations des actes de consultation
 Gestion des RDV de suivi en post-consultation
Accueil téléphonique
 Prise de RDV (vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient)
 Prise et gestion des demandes spécifiques des patients (certificat, duplicata de documents, ….)
 Prise de message pour les médecins
Gestion des boites mails et des demandes de rendez-vous en ligne :
 Gestion de la boite mail commune du service, de la boite mail MonSisra
 Gestion des demandes de rendez-vous en ligne via le logiciel Easily
Activité secrétariat de programmation en collaboration avec l’IDE de programmation
 Accueil physique des patients pour une programmation chirurgicale
 Programmation sur Easily bloc des interventions, gestion des RDV spécifiques liés à l’hospitalisation
 Remise au patient des documents d’hospitalisation, explications données au patient concernant les démarches administratives nécessaires à son hospitalisation. Orientation auprès de l’IDE de programmation
 Gestion des rajouts des patients sur le programme opératoire suite au staff du matin.
Gestion du programme opératoire :
 Gestion des absences des chirurgiens et des périodes de congés : mise en place d’un planning spécifique
 Contrôle de cohérence du programme opératoire
Gestion administrative (consultation et hospitalisation)
 Gestion du dossier patient : saisi du courrier, CRH, PMSI, cotation des actes, numérisation des documents et du dossier IDE, …
 Gestion et suivi des demandes de communication d’information de santé (communication de dossier)
 Gestion des dossiers papiers du patient en lien avec les archives centrales
 Gestion des mails et gestion dans Easily des agendas des chirurgiens et diffusion programme opératoire
 Participation aux différents Staffs du service puis gestion des informations
Secrétariat des urgences
 D’accueillir les patients (physique et téléphonique) et de e faire le lien avec l’accueil et l’équipe des urgences
 D’assurer la gestion des documents du patient et des RDV de suivi en post-consultation
 Cotation des actes spécialisés en staff
 Gestion de la boite mail spécifique des urgences sud.(secrétariaturgencessud@chu-grenoble.fr)
 Gestion du rappel des patients suite au staff pendant l’absence du cadre de santé
 D’assurer la saisie et la diffusion des plannings des médecins de la 2ème filière, des externes des urgences
 Gestion des courriers, certificats, …
L’assistante médico-administrative des urgences sud a pour mission :
 Gestion des courriers dans Easily (rattachement médecins traitants et diffusion), des certificats, …
 D’assurer la saisie et la diffusion des plannings des externes des urgences
 Participation et rédaction du compte-rendu des réunions hebdomadaires du service et du CREX
Gestion du secrétariat du médecin responsable du service :
 Gestion des courriers et certificats divers
 Gestion des réunions : planning, réservation salle, Visio,……..
 Aide à l’organisation du D.U de traumatologie, des congrès, …
Binôme secrétariat MPR orthopédie :
 Gestion des absences et congés de la secrétaire du MPR orthopédie selon une procédure établie
Télétravail : mise en place possible selon la charte établie dans le service
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VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES
Relations hiérarchiques :
 La secrétaire médicale référente
 La cadre supérieure de gestion du pôle
Relations fonctionnelles :
 Le chef de service
 Les équipes médicales, paramédicales et administratives du Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres et MPR orthopédie
 Les cadres de santé des unités d’hospitalisation, du service des urgences, du bloc opératoire


Profil recherché :

VII. COMPÉTENCES ET QUALITES REQUISES
 Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
 Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
 Organisation et rigueur
 Maitrise de l’expression française écrite et orale
 Autonomie et esprit d’initiative
 Esprit d’équipe (solidarité, collaboration)
 Connaissances des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel) et des outils spécifiques au CHUGA : Easily, Cristal Link, …)
 Capacité à prioriser en fonction de l’activité