MISSIONS :
Accueil
• Gérer le standard (anglais et français), transmettre / filtrer les messages (clients, fournisseurs, organismes divers)
• Accueillir et orienter les visiteurs et les prestataires de services
Gestion administrative et assistanat
• Ouvrir, répartir et transmettre le courrier
• Assurer les réservations pour les déplacements (trains, hôtels, avions)
• Assurer la relation et le passage de commandes auprès des prestataires pour les évènements réalisés sur le site (ex : commandes de plateaux repas, …)
• Assurer le suivi des contrats relatifs aux services généraux en lien avec le responsable
• Gérer le stock des fournitures de bureautique (recenser les besoins, passer les commandes, assurer la réception)
• Gérer et suivre les notes de frais
Comptabilité
• Accompagner les comptables sur les règlements bancaires (chèques, virement, traites)
• Scanner et pointer les factures sur le logiciel palette
• Mettre à jour les bases de données
Commerce
• Accompagner la CBOA (Cellule Back Office Administrative) au quotidien (2h / jour)
• Saisir les commandes clients dans notre ERP
• Gérer le standard téléphonique
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