Un·e secretaire assistant·e h/f (nouvelle fenêtre)

Raison d'être du poste

Sous lautorité du chef.fe de service des bâtiments départementaux et de son adjoint.e, lassistant.e apporte son concours aux agents du service sur divers sujets.

Elle ou il contribue à faciliter le fonctionnement du service et latteinte des objectifs collectifs.

Missions principales

Sans que cette liste ne soit exhaustive, les missions principales de lassistant.e du service des bâtiments départementaux seront:


Courrier:
Envoyer et scanner les courriers déjà rédigés
Mettre en forme un texte transmis par un agent
Saisir un courrier à la dictée
Rédiger complètement un courrier à partir dun arbitrage
Dispatcher les rapports CVPO aux techniciens
Attribuer aux techniciens les constatations de service fait dont la Direction des Finances ne connaissait pas le contestateur
Accompagner les agents dans les procédures administratives internes
Centraliser/recenser les demandes logistiques des agents, etc.
Parapheurs
Assurer les navettes entre la Direction et le service
Assurer le suivi des parapheurs (enregistrement, relances, etc.)
Documentation/archivage
Proposer un plan de structuration du serveur: dossier SBD, dossiers de chaque bureau et dossier de chaque secteur (notamment archivage CVPO, PV de réception, carnet dentretien des bâtiments, etc.)
Sassurer du respect du plan de structuration par les agents; proposer des cessions de remise à niveau pour les agents oublieux
Indicateurs
Sassurer de laffichage par chacun des chefs de secteur du service de ses indicateurs sur le tableau de pilotage du service
Centraliser/recenser les demandes dinformations/recensement (par exemple: nombre dordinateurs fixes/portables, nombre décrans, etc.)
Établir et mettre en œuvre une procédure darrivée pour les agents nouvellement intégrés
Assurer le suivi de présence des agents (grèves, etc.)
Assurer le suivi des habilitations des agents et des dates de recyclage
Établir et tenir à jour un annuaire et organigramme de service
Tenir à jour et afficher le recensement des dates de télétravail

Profil

Diplômes minimum requis: BEP BAC
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) Requise(s)
Expérience (s) professionnelle(s) en encadrement déquipe Souhaitée(s) Requise(s)

Informations complémentaires

Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !

À partir de janvier, le Département sinstallera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
Un nouvel environnement de travail à limage des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !